A szálláshelyi programok és rendezvények esetében a következő berendezések, továbbá eszközök kezelésére kerülhet sor, melyek alapvető adatátviteli, információs és kommunikációs technikai eszközök:

- író- és általános irodaszerek,

- iratmegsemmisítő,

- iratkötő és spirálozó készülék,

- telefon és telefax,

- diktafon,

- fénymásoló-gép,

- számológép,

- számítógép,

- nyomtató,

- szkenner,

- irodai számítógépes alkalmazások,

- speciális szállodai szoftverek (amennyiben a szálláshelyen rendelkezésre áll).

A rendezvények – például konferencia, csapatépítő tréning, meeting, bálok, esküvők, stb. esetén – sikerességének egyik alapfeltétele a jó minőségű technikai háttér biztosítása. Alapvetően a következő berendezések alkalmazására kerülhet sor:

1. Hangosító-rendszer

Részei a mikrofon, hangerősítő és hangsugárzó (hangszóró). Fontos, hogy ezek mindegyike jó minőségű és kis torzítású legyen. A hangosító-rendszer teljesítményének a helyiség méretéhez kell igazodnia, és a hangsugárzókat úgy kell elhelyezni, hogy a hangerő a teremben kiegyensúlyozott, a hang mindenütt jól hallható és a beszéd érthető legyen. Nagyobb rendezvények alkalmával, a rendszer megfelelő beállítása és a zavartalan működés érdekében célszerű hang-technikus szakembert alkalmazni. A zenék, illetve más rögzített hanganyagok lejátszására CD lejátszót vagy más hanglejátszó eszközt is be lehet illeszteni a hangosító-rendszerbe. Az élő szöveges tájékoztatásra a mikrofon ad lehetőséget, a különböző anyagok, képek és videofelvételek megjelenítése során.

2. A vizuális és az audiovizuális szemléltetés eszközrendszere

Részei a számítógép, videó-vetítő (projektor), DVD-lejátszó vagy Blu-ray Disc lejátszó. A számítógép esetében célszerű egy könnyen mozgatható és kisméretű gépet használni – laptop vagy notebook –, melyre telepíteni kell az előadók vagy a műsort készítők által használatos valamennyi szoftvert. Például a konferencián előadott prezentációk esetében a leggyakrabban használt alkalmazás a PowerPoint elnevezésű program. A projektor a képi információk megjelenítése alkalmas, melynek fényteljesítményét a vetítendő kép nagyságához és a terem megvilágítási viszonyaihoz alkalmazkodva kell megválasztani. Lényeges elvárás, hogy a kivetített szövegek a helyiség bármely részéből nézve jól láthatóak és olvashatóak legyenek. A projektor egyik lényeges tulajdonsága a felbontóképesség: új eszközök vásárlásánál figyelembe kell venni, hogy HD (High Definition) képanyagok hibátlan megjelenítésére is alkalmasaknak kell lenniük. Ezek leggyakoribb forrása a Blu-ray Disc lejátszó, amelyet az előadók vagy szervezők igényei szerint szintén be lehet illeszteni a rendszerbe. A projektor használata esetében figyelni kell arra, hogy magát az eszközt szilárd alapra kell helyezni, és működés közben lehetőleg ne mozgassuk. A vetítőfény kikapcsolását követően a készülék csatlakozódugóját nem szabad rögtön kihúzni, mert a hűtés azonnali leállása – a túlmelegedés révén – károsíthatja a berendezést.

3. Egyéb eszközök

A hangrögzítő a legalkalmasabb eszköz a hangrögzítésre a digitális elven működő diktafon, amely folyamatos hangrögzítést tesz lehetővé. A nyomtató lehet tintasugaras vagy lézernyomtató, mely szükséges lehet, például a testületi üléshez használt összefoglalók és segédanyagok nyomtatásához. A szkenner alkalmazására az egyes ismertető anyagok vagy ajánlatok beolvasása során lehet szükség. Az írásvetítő helyett manapság már inkább a projektor használata ajánlott, valamint hivatalos és formális rendezvényeken használatát célszerű mellőzni, mert korszerűtlen eszközként rossz hatással lehet a szálláshely imázsára. Kizárólag olyan különleges esetekben érdemes használni, mint például, ha a konferencia előadója a prezentáció közben kézírással szeretne szövegeket vagy rajzokat szemléltetni, és nem áll rendelkezésre digitális tábla.

Beltéri programok esetében lehetnek a számítógépen olyan jellegű alkalmazások is, amelyek például a biliárdasztalok vagy bowling pálya esetében a kihasználtság mértékét jelzik, illetve mérik a rendelkezésre álló időt. A programok során természetesen a különleges szállodai berendezéseket is figyelni szükséges, például a szálláshely zártláncú videó-rendszer kijelzőjét, a tűzjelző berendezést, stb.; valamint sor kerülhet egyéb köznapi eszközök használatára is, mint például az elsősegély-doboz vagy a televízió.