A szálláshelyen történő programok szervezése és lebonyolítása során nagyon gyakran előfordul, hogy a programok szervezőjének részt kell venni a különböző áruk – termékek és szolgáltatások – kiválasztásában és megvásárlásában. Maga a vásárlási tevékenység a vállalati beszerzések révén történik.

A vállalati beszerzések dokumentációs folyamata:

- Ajánlat vagy ajánlatkérés,

- Ajánlatok értékelése, beszállítók kiválasztása,

- Megrendelés,

- Megrendelés visszaigazolása,

- Adásvételi szerződés vagy szállítási szerződés megkötése,

- Teljesítés (szállítási értesítés, teljesítő-levél, számla),

- Szállítás (fuvarlevél).

A vállalatoknál történő beszerzési folyamat lépései:

1. Igények meghatározása, előrejelzése

- a beszerzésre kerülő alapanyagok és alkatrészek esetében meghatározandó szempontok:

- fajta (típus)

- mennyiség

- minőség

- határidő

- árkorlátok

- beszállítási gyakorisági ütem

- egyéb feltételek.

2. Beszerzési piac feltárása, ajánlatkérés, ajánlatok értékelése, beszállítók kiválasztása és értékelése

- beszerzési piac feltárása:

- a felmerülő igények forrásainak feltárása

- beszállítói kör előzetes szűrése (mely cégeknek nem érdemes ajánlatkérést küldeni)

- információgyűjtés forrásai: saját ismeretség, kollégák tudása, adatbázis, katalógusok, vásárlátogatások, prospektusok, különböző tematikus web-oldalak.

- ajánlatkérés:

- ajánlatkérés időpontjainak meghatározása

- ajánlatkérés kiküldése (hagyományos levél, fax, e-mail, web)

- válaszadási időpont kijelölése

- a kiküldés dokumentálása.

- ajánlatok értékelése, beszállítók kiválasztása:

- meg kell vizsgálni, hogy az ajánlatkérésben kért feltételeket mennyire tartja be az ajánlattevő

- az ajánlatok értékelése a következő szempontok szerint történik:

- ár

- mennyiség

- minőség

- a rendelés átfutási ideje

- egyéb szállítási feltételek

- a beszállítók általános minősítése alapján (az optimális beszállítók kiválasztásához a vállalatnak egy átfogó kritérium rendszert kell kialakítania a beszállítók értékelésére)

- a beszállítók kiválasztásának legfontosabb szempontjai:

- árkritériumok

- teljesítménykritériumok

- minőségi kritériumok betartásának megbízhatósága

- rendelési átfutási idő

- szállítási határidők betartásának megbízhatósága

- rugalmasság

- földrajzi közelség

- együttműködési képesség

- beszállító referenciái.

3. Beszállítási mód, fuvarozók kiválasztása, a szállítás ütemezése

4. Az áru átvétele, rakodása, raktározása

A programok szervezője tevékenysége során több személlyel is kapcsolatba kerül, de minden esetben fontos a jó üzleti kapcsolat kialakítása, hogy a programokat és szolgáltatásokat igénybe vevő vendégek jól érezzék magukat, valamint a későbbiekben is visszatérjenek a szálláshelyre. A recepciósnak vagy a szervezőnek a következő személyekkel kell együttműködnie:

- a szállóvendégek és a csak egy-egy programon résztvevő vagy rendezvényre érkező vendégek (lényeges, hogy a szálloda valamennyi munkavállalója odafigyeljen a vendég kéréseire, hogy a vendég jól érezze magát, és pozitív élményekkel távozzon a szálláshelyről),

- a különböző rendezvényszervező és konferenciaszervező cégek alkalmazottai és képviselői (például rendezvényszervező-protokollos, menedzser, szponzor, stb. – ebben az esetben lényeges a kölcsönösen hatékony üzleti együttműködés, valamennyi rendezvény esetén alapvető az alapos és körültekintő szervezői munka, valamint a maximalizmus, hogy minden a megrendelő igényeinek megfelelően történjen),

- egyéb vendéglátóhelyek alkalmazottai és vezetői (például, ha a szálláshely egy nagyobb rendezvény lebonyolításához catering cég segítségét veszi igénybe, ebben az esetben is alapvető, hogy megbízható és szakmailag kifogástalan üzleti partnert válasszunk),

- taxi-társaságok alkalmazottai (például, ha a vendég továbbutazásához, vagy tartózkodása során szállításához kér segítséget, igénybe vehetünk számára ilyen jellegű szolgáltatást; lényeges, hogy igényes és megbízható társaságot válasszunk),

- utazási irodák képviselői (a vendégek foglalása során, vagy egyéb programszervezések során kerülhetünk velük kapcsolatba, nélkülözhetetlen a szoros együttműködés a vendéglátás és idegenforgalom területén),

- animátorok és a szálláshely valamennyi alkalmazottja (például sportoktatók, szakácsok, kreatív foglalkozást tartók, edzők, stb., akikkel szemben alapvető elvárás, hogy minden közreműködő személy a lehető legjobb tudása szerint végezze a munkáját, és ténylegesen minőségi szolgáltatás történjen).

Az egyes részlegek képviselőivel a szálláshelyen belül elengedhetetlen a gyakori és értékelő jellegű kommunikáció, hogy az esetleges hibákat a lehető leghamarabb korrigálni lehessen, valamint a szálláshely színvonalának megfelelő tevékenységek és elvárások megvalósuljanak.