Amennyiben a programszervező vagy a programokat ajánló személy – például a recepciós – eredményesen végezte munkáját és sikerült felkeltenie a vendégek érdeklődését; a vendég jelentkezik és jelzi igényét az adott programon vagy programokon való részvételre. Természetesen ez már megtörténhet a bejelentkezéssel során is, hiszen lehet, hogy a vendég a szálloda honlapján hirdetett vagy telefonon előre egyeztetett foglalás révén jelezte részvételi szándékát (pl. borvacsora, salsa-est, pótszilveszter, stb. esetén). Az egyes programokon részt vehetnek egyénileg, családdal együtt vagy csoportosan is a vendégek.

Egyes programlehetőségek jellegüktől fogva, a nappali nyitvatartási időben korlátlanul a vendégek rendelkezésére állhatnak, csak igénybe vételük előtt kell jelezni a programszervezőnek, recepciósnak vagy az animátornak (például bowling-pálya, csocsó-asztal, biliárd, ugráló-vár, játszóház). Különleges eszközöket és személyzetet igénylő programoknál ez kiemelten fontos (például sétarepülés, sétakocsizás, hőlégballon-repülés). A sportlehetőségek és foglalkozások esetében érdemes az órarendet és a kezdési időpontokat a vendégek figyelmébe ajánlani, hogy a napirendjük tervezésénél ezt figyelembe vehessék (például erdei iskola, kézműves foglalkozások, jóga, reggeli futás). Ha program jellege megköveteli, előzetes egyeztetés szükséges a sportágat oktató szakemberrel is (például golf, tenisz, személyi edzés, síelés). Azokat a vendégeket, akik kifejezetten egy programlehetőség miatt jelzik foglalási igényüket, már a foglaláskor regisztrálni kell a programokra (például karaoke-est, disznótor, barlangtúra, szilveszteri műsor); és ha szükséges, több csoportot kell kialakítani az eredményes és megfelelő szervezés érdekében (például úszásoktatás, bábszínház, babamasszázs tanfolyam, főzőtanfolyam, kreatív foglalkozások).

Ha egyéb rendezvények szervezése történik, és a megrendelő ehhez kapcsolódóan kéri a szálláshelytől különböző programok biztosítását – például egy céges rendezvényen karaoke-est vagy grillparti szervezése –; lényeges a megrendelővel vagy a rendezvény szervezőjével való hatékony együttműködés, hogy az esemény minden résztvevő számára kellemes hangulatban teljen.

A vendégek regisztrálását megkönnyítik a különböző szállodai programok (szoftverek) használata, de egy kisebb szálláshely esetén is érdemes elektronikusan nyilvántartani a jelentkezéseket, a precizitás és a félreértések elkerülése érdekében. Fontos felhívni a vendégek figyelmét, hogy ha mégsem vesznek részt egy-egy programon, időben jelezzék lemondási szándékukat, ellenkező esetben ennek anyagi vonzatai lehetnek a szálloda szabályzata szerint. A pontos dokumentáció a számla kiállításánál is fontos tényező. Ha szállóvendégek vesznek részt a szálláshely által szervezett programokon, az adott személy nevén nyilvántartott szolgáltatásokkal és egyéb kiadásokkal – például virágrendelés – együtt rögzíteni kell az igénybevett foglalkozások jellegét és mennyiségét is. Ha vendégek speciális ajánlatok révén foglalták le szálláshelyeiket egy-egy szezonban, és ezzel együtt járnak bizonyos ingyen szolgáltatások – például „all inclusive” ellátás esetén az animációs programok, a tornafoglalkozásokon való részvétel, vagy téli időszakban a síoktatás –; figyelni kell arra, hogy csak a foglalásban meghatározottakon kívül igénybe vett programokat kell hozzáadni a vendégszámlához.

Ha a vendégek hosszabb időszakot töltenek a szálláshelyen, a programok ellenértékének kiegyenlítése a szálláshely elhagyásakor történik, míg az egy napos vagy egy estére szóló programok esetén az esemény vége után azonnal el lehet készíteni a számlát. Külső rendezvényszervező személy vagy cég közreműködése esetén, minden alkalommal a fizetésre vonatkozó kötelezettségeket a megrendelés visszaigazolásában vagy a megállapodásról szóló szerződésben kell egyértelműen meghatározni.