Amíg bizonyos esetekben hosszú időtartamot felölelő a vendégciklus, a rezerváció, addig az érkeztetés egy gyors és jól szervezett, előkészített pillanatnyi munkafolyamat. Az érkeztetés pontossága és időtartama minősíti a szállodai szolgáltatások színvonalát! (Check in)

Ugyanakkor ne feledkezzünk el a vendéget jelentősen befolyásoló, az egész tartózkodására kiható első benyomás érzékletéről. Már itt eldőlhet, hogy a vendég jól vagy rosszul fogja érezni magát szállodánkban.

A jó érkeztetés: gyors, pontos és udvarias!

Alapvető feladatok a recepciós részére:

            1, vendégszolgálat, regisztráció

            2, számlázás, számlanyitás, adminisztráció

1. vendégszolgálat, regisztráció

A) egyéni vendégek

-       az érkező vendég/ek udvarias köszöntése, VIP és törzsvendégek név szerinti üdvözlése, soron kívüli ügyintézés (kényes téma, óvatosan!!)

-       a vendég és a rendelés beazonosítása (spelling, buchstabieren)

-       adatok egyeztetése, szükséges változtatások, kiegészítések

-       szobatípus, konkrét szobaszám és extra kérések tisztázása

-       pet are welcome (térítéssel), pet are NOT welcome!

-       upgrading (amennyiben lehetséges!)

-       végleges ár közlése, kulcscédula kitöltése, átadása

-       bejelentő kártya (cardex) kitöltése és vendéggel való aláíratása (szobahitel azonosító)

-       fizetési mód végleges tisztázása

-       fizetéssel összefüggő értékpapírok, pénzhelyettesítők eredeti példányait elkérni (voucher, gutschein, szállodai utalvány), hitelkártya elő-athorizáció (pl. quick check out-hoz is)

-       várakozó üzenet, csomag átadása

-       információ szolgálat (áram kimaradás, liftjavítás, esti diszkó stb.)

-       VIP vendég felkísérése (a felkísérés standardizált!) welcome drink

-       törzsvendég lehetőség szerinti felkísérése

-       kulcskártya, kulcs átadása, használat elmagyarázása

-       csomagszolgálat, londiner csomagszállítás garázsból, taxitól standard szerint

-       pc check in, hogy az elektromosság, telefon működjön, tv-ben üdvözlet

-       kongresszusi egyéni vendégek VIP kezelése, speciális célszegmens!

-       túltöltés és várólistás ügyek intézése

-       walk in vendégnek szobaértékesítés (standardizált), tárgyalás technika

-       garázs vagy parkolóhely intéztetése

-       rendkívüli esetek intézése, mindent, ami az érkeztetéssel összefügg  (vadászfegyverek, marok fegyverek, vadállatok, nick name-n bejelentkezés, inkognitó, sajtó, szurkolók távoltartása)

B) csoportos, konferencia vendégek

-       vendégek, résztvevők, őket kísérők fogadása, köszöntése

-       érkeztetés a kijelölt helyen, esetleg guest relation managerrel

-       előre egyeztetett rooming lista végleges ellenőrzése

-       előre beosztott szobákhoz szobakulcsok, kártyák kiadása, a kulcscédulán nincs ár!

-       szobaelosztást (ki kivel lakik ) csak idegenvezető hiányában vállaljuk fel!

-       egyéni cardex helyett aláírások a rooming listán – csoportos chech-in

-       étkezési jegyek, értékpapírok idegenvezetőnek átadása, kiosztás csak idegenvezető hiányában

-       breefing – angol vagy a konferencia nyelvén, szóban vagy írásban tájékoztatás a szállodáról, a szolgáltatásokról és a nyitva tartásokról, a csoportra vonatkozó hirdetőtáblán olvasható fakultatív programokról

-       welcome drink

-       végleges rooming lista alapján bőröndök szervezett szállítása a vendégszobákba (standardizált)

-       jól előkészített csoportnál quick check in szolgáltatás, infó anyag a szobákban

-       kongresszusra érkező csoportnál kapcsolattartás a rendezvény szervezőivel

-       véglegesített csoport forgatókönyv elkészítése, társosztályok informálása (hidegcsomag, ebéd helyett vacsora félpanzió, lisztérzékeny, kóser, étel, ital keret változása, extra kávészünet, orvosi szoba, sajtó szoba, imádkozásra különterem kijelölése stb.)

-       nyugvó létszám megállapítása – nehogy a vendég becsempéssze a haverját/szeretőjét

-       buszparkoló intéztetése

2. számlázás, számlanyitás, adminisztráció

-       értékpapírok átadókönyvvel történő átadása a kasszának, beárazás

-       hitelkártya elő-athorizáció, limit túllépési engedély kérése

-       pc-ben hitelszámla megnyitása számlázási utasítással (pl. több számla, külön tételek számlavezetése, quick check outhoz számlázási cím)

-       csoport főszámla megnyitása és rendelkezés a terhelések vezetéséről és a szobaelosztás szerinti szobaárról

-       csoport tagok extra számláinak megnyitása

-       hitelfogyasztás esetleges korlátozására vonatkozó utasítások

-       walk in vendégnél teljes tartózkodás költségeit előre fizettetni, szobahitelt megvonni vagy kauciót elvenni! Személyes anyagi felelősség!

-       érték-átadókönyv, és recepciós átadókönyv (log book) folyamatos vezetése.

Portai feladatok:

-       csomaghordás megszervezése csoportok esetében

-       early check in esetében poggyászok elhelyezése csomagraktárban, nyilvántartás vezettetése bell captain-ekkel

-       a bejárat és az előtér állapotának kialakítása, ellenőrzése, a bármikori érkezésre való felkészültség

-       érkező vendégek informálása, programajánlás

-       elveszett csomag intézése (lost and found departament) jegyzőkönyv birtokában

-       várakozó csomag, küldemény átadása