A szolgáltatást igénybe vevő vendégekről nyilvántartást kell vezetni. Ez fontos a szállodai ügyvitel statisztika szempontjából is, másrészt a szállodának bejelentési kötelezettsége van a különböző szakhatóságoknál.(rendőrség)

A recepció elkéri a vendégek úti okmányát. Színvonaltól függően a vendég saját maga, vagy a szállodai személyzet tölti ki a bejelentőlapot. (Cardex Card) Ezt a vendég minden esetben aláírja.

A bejelentőlap azért fontos, mert a szállodában igénybe vett szolgáltatások díját a vendég nemcsak a helyszínen rendezheti, hanem utólagos fizetéssel is. A vendég a számlát minden esetben aláírja, és a pénztár megterheli a szállodai számláját.