A szobarendelésekkel az Üzletviteli és Etikai Kódex (1996. január 10-én lépett életbe Brüsszelben) is foglalkozik. Ennek néhány cikkelye témákkal is foglalkozik, melynek lényeg a következő:

Csoportos utaztatás esetén az utazási irodának legalább 14 nappal a csoport megérkezése előtt értesítenie kell a szállodát a kívánt számú és típusú szobákról. (szobaspecifikáció) A végleges szobalistát (rooming list) az utazási irodának a csoport megérkezése előtt 7 nappal el kell juttatnia a szállodához, feltéve, ha a szerződés másként nem rendelkezik. A szálloda köteles ezt a listát elfogadni. Az el nem küldött, elveszett, vagy késedelmesen leadott szobalisták következtében okozott problémát a szálloda igyekszik jóhiszeműen megoldani.

A szobák igénybe vehetők a belső rendelkezésnek megfelelő időponttól, de legkésőbb 15 órától. A szobát 18 órától kell elfoglalni.

Természetesen csoportos utaztatásoknál ettől eltérő időpont is lehet a megállapodásnak megfelelően. Ilyenkor az éttermet is tájékoztatni kell, hiszen –vacsora igény esetén- az étkeztetés időpontja is változik. Nem szokványos időpont esetén az étterem hidegvacsorával készüljön, míg meleg-vacsora esetén a személyzetnek készenlétben kell állnia. Ezeket a pluszköltségeket a szálloda érvényesítheti is, vagy üzletpolitikai megoldás, marketing koncepció alapján magára vállalja.

A szálloda kötelezettsége, hogy a lefoglalt szobákat rendelkezésre bocsájtja, késedelmes lemondás esetén kompenzációs összeget számítson fel. Minden lemondást írásban és dátumozva kell leadni. Az egész csoport lemondható a csoport érkezése előtt 30 nappal.

Tisztázni kell a fizetési módot is: készpénzfizetés, személyes csekk, bankátutalás, hitelkártya, utazási iroda esetében a garancia a foglalási okmányon vagy a voucheren van feltüntetve.

A tartózkodás időtartama és az igénybevett szolgáltatások nagyban függnek a szálloda rendeltetésétől. Az egynapos üzleti utazótól a háromhetes gyógy-turistáig nagyon változatos képet mutatnak az egyes fogadóhelyek. Általános elv: hogy a vendég minél tovább maradjon a szállodában és minél nagyobb legyen a költése. Mindent tegyünk meg annak érdekében, hogy a vendég visszatérjen, törzsvendég legyen, illetve a szájpropaganda alapján másoknak is ajánlja a szállodát.

A vendég oldaláról a tartózkodás, a szálloda és környezetének szolgáltatásait élvezni, kikapcsolódni, vagy üzletelni, gyógyulni és megszépülni.

A Front Office részlegei minden ciklusban más és más leterheltséggel dolgoznak, ezért a feladatok egységenként kerülnek bemutatásra.

Recepciós feladatok:

- szobacsere azonos kategóriában, vendég kérésére

- szobacsere azonos kategóriában szálloda kérésére

- szobacsere más kategóriájú szobába, árváltozással vagy a nélkül

- utazás dátumának módosítása számítógépben és kulcskártyán is!!!!

- „hozzáérkezés” árváltoztatással vagy a nélkül

- Out of order szobák intézése

- „egy fő korai elutazása” a szobából árváltozással vagy a nélkül

- A tartózkodás idejére szezonváltás esik, az ár:

1, emelkedik,

2, csökken,

3, nem változik esetei

- csoport nyugvó létszámának naponkénti megállapítása, jelentés F&B-nek

- opciós és várólistás foglalások intézése

- napi zárási feladatok, szobaterhelések, ellenőrző feladatok

- átadókönyv vezetése

Porta feladatai:

- információszolgáltatás:

1, belső

2, külső információ

- vendégpanasz intézése

- vendégszolgálat: telefon, csomag ki ill. csomag be

- kulcskezelés, kulcsrapport

- szállodai személyforgalom ellenőrzése (biztonság, a portás pult elhelyezkedése)

- comissiók – vendég kérésére részben házon belül vagy kívül - intézése segédszemélyzettel

- portáskiadás terhelések és portás petty cash – házipénztár a vendégigényekre, előleg - kezelése

- vendégkapcsolat ápolása

- üzenetek, küldemények kezelése (beérkező és kifele tartó)

o csomagok, egyéb küldemények (újság, jegyek, stb.)

o vendég holléte

o üzenet a képernyőn

o telefonüzenet, levél, fax, e-mail, személyesen hagyott üzenetek vendégnek vendégtől. (az üzenő cédula)

o nem kézbesíthetők szakszerű kezelése

- utazási információk nyújtása (helyben, az országban, a világban) – menetrendek kezelése

- menetjegyek megrendelése, beszerzése

- program-információk a településen, ill. környezetében

- programokra jegyek beszerzése,

- Idegenvezető, busz rendelése

- tájékoztatás éttermekről, szórakoztatóhelyekről, helyfoglalás

- tippek, ajánlatok vásárláshoz, nívós hazánkat reprezentáló szuvenírek ismerete, kérésre beszerzése

- ébresztő szolgálat, hagyományos, computeres

- értékcikk árusítás

- kölcsönadott tárgyak

- talált tárgyak kezelése

- házi patika, elsősegélynyújtás, orvos, mentő

- vendég keresés (boy+tábla, paging system)

- segédszemélyzet munkájának szervezése, irányítása

- kapcsolattartás a hatóságokkal

- tűzriadó, bombariadó, evakuálás (dokumentumőrzés)

Kasszai feladatok:

- szobaszámla vezetése, terhelések ellenőrzése

- „belégek” tárolása, számlarendező kezelése

- számlabontások elvégzése

- kézi terhelések intézése (portáskiadás, telefonszámla, garage stb.)

- hitelkártya limit túllépési engedélyek intézése

- heti számlafizettetés standard szerint

- előre fizettetés, quick check out

- pénzváltás, árfolyam tábla karbantartása

- vendég safe kezelése, nyilvántartás vezetése

- POS készpénzbevételeinek elszámoltatása

- szükség szerint pénztárkönyv vezetése műszakonként

- „rest” számlák figyelése

- személyi számlák és repi számlák vezetése havonta

- átadókönyv vezetése

- terhelések, létszámok ellenőrzése recepcióval

- éjszakai zárás, lista készítés, Night auditor feladatok, journal Rekap, komissió kartonok

- műszakonkénti kasszaelszámolás, átadás – átvétel

- központi ( valuta és forint ) ellátmány kezelése

Szobareggeli:

A szállodai szobában a szobaszerviz hivatott a vendégétkezéssel, italfogyasztással kapcsolatos igényeit kielégíteni úgy, hogy a nap bármely időszakában - a szálloda színvonalától függően kiállított étel- és italválasztékot - szolgálják fel a vendég részére megrendelés alapján szobájában.

A vendéget tájékoztatni kell a szobaszervizről étlap segítségével. Az italválaszték lehet teljes körű (nem igényel előkészítési munkákat).

A szobaszervizt a vendég általában telefonon rendelheti meg.

4csillagtól kötelező felvinni a reggelit a szobába, amit sok módon rendelhet meg a vendég. A szobaszerviznek legtöbbször önálló konyhája van, a szakács veszi fel a rendeléseket, aki előkészített ételekből dolgozik. A felszolgáláshoz speciális kocsik, tálak, tálalóedények kellenek. A fedő neve „klós”. A reggelit lehet az ágyban tálalni, a vendég szobájában az asztalon vagy az étkezőkocsin speciális átalakítással. A szobai reggeli egy szűkített választék, a szállításért felárat szokás felszámolni.

A nagy szállodákban két munkakörre van szükség:

rendelés felvevő: ő fogadja a vendégek rendeléseit:

§ feljegyzi a rendelést,

§ a szoba számát,

§ az időpontot, amikorra a vendég kéri a szolgáltatást,

§ számlát készít a rendelés alapján,

§ továbbítja azt a megfelelő helyre.

szobapincér: az összekészített ételeket és italokat viszi fel a szobába a számlával együtt.

Lebonyolításához két módszert alkalmazhatunk:

• lakószintenként alakítunk ki gazdasági területeket (az ételek előkészítése itt történik) ez nem elterjedt
• a szobaszerviz szolgáltatás az erre kijelölt helyen történik, általában az étteremben.

A másik szobai szolgáltatás az ellátás területén a minibár. Ez a szállodai szobában elhelyezett hűtőszekrény kisebb-nagyobb méretű és készlete szűkebb választékú szeszes és szeszmentes italokból, sós és édes falatkákból, előre csomagolt snack-ekből és csokoládéból áll.

Kialakításuk célja a szobaszerviz pótlása vagy kiegészítése.

Annyiban különbözik a hagyományos hűtőtől, hogy kisebb és nemes burkolatú (illeszkednie kell színében és alakjában a szoba hangulatához).

A szálloda termékeivel töltik fel, hogy a vendég ne tudja saját dolgait beletenni.

Ártájékoztatón hívjuk fel a vendég figyelmét a minibár tartalmára.

Naponta el kell végezni az elszámoltatását és az újra feltöltését!

Ha önálló room-service működik, akkor előfordulhat, hogy a minibár feltöltése, elszámoltatása az ő feladataik közé tartozik.

Főétkezésnél menürendszer van, főleg a panziós rendszereknél (előválasztás, szűkített étlap, étlap).

 

 

 

-       bankett típusú/ültetett főétkezések

-       fogadás, ami lehet álló pl. koktélparty, get-together party, de lehet ültetett is

-       konferenciaétkezések

-       munkaebéd – egyszerű déli étkezés könnyű ételekből összeállítva

-       kávészünet (kávé, tea, ásványvíz, alkoholmentes italok, délelőtt reggeli sütemények miniben, délután mini szendvicsek, édes/sós teasütemények, esetleg gyümölcsválaszték

-       catering – házon kívül bonyolított, speciális eszközök és felkészültség kell

-       viszonteladás – általában tőlünk szállítják el és leginkább cukrászüzemekre jellemző

Az értékesítés mellékfolyamatai

-       terem beállítása

-       föl kell készíteni az asztali leltárt, textíliák vételezése, fűszerek utántöltése, kelyhek eltörlése

-       megterítés

-       kenyér, péksütemény előkészítése

-       büfénél fel kell tölteni a büféasztalt

-       külön dekoráció

-       délben, este étel, itallapok előkészítése, italkocsik szakszerű feltöltése, kocsik ellenőrzése és feltöltése, repülőváltások (?)

-       felvesszük és nyilvántartjuk az asztalfoglalásokat, és a megfelelő időben kitesszük a foglalt táblát

-       este történik a teljes elrámolás ha már minden vendég elment, bizonyos eszközöket elzárnak

-       napközben is lehet szükség takarításra, extra takarításra

-       selejtezések és azok számbavétele

-       elszámolás, elszámoltatás

 

 

Egyéb szolgáltatások

-       ruhatár, fogas (csak a ruhatár vállal felelősséget)

-       mosdók megfelelő üzemeltetése

-       nyilvános telefon az étterem közelében

-       különféle szolgáltatások pl. zeneszolgáltatás, TV, műsor, biliárd, darts, bowling, teke, kártya, sakk, játékgépek, szimulátorok (goltszimulátor)

-       taxi, bér gépkocsivezető

-       valutaváltás

-       virágrendelés és díszítés

-       külső, belső tűzijáték