Egyéni, vagy csoportos vendégek érkezésekor, az előzetes szobafoglaltság alapján a szálloda elkészíti a szobabeosztást. Szükség esetén módosításra még a kulcsok átadása előtt van lehetőségünk, de egyeztetni mindenképpen szükséges.

A szobafőnökség minden reggel tájékoztatja az emeleteket az elfoglalt szobákról, jelzi a várható elutazásokat, érkezéseket, cseréket, az adott napon várható foglaltságot. Folyamatos a kapcsolattartás a műszaki, karbantartó részleggel, hogy a hibaelhárítás, javítás a lehető legrövidebb időn belül megtörténjen, az ideiglenesen ki nem adható szobákról jegyzéket kell készíteni. A műszaki javítást a kevésbé forgalmas időszakban végezzük el, hiszen ez általában zajjal jár. A kellemetlenségekért a vendégektől elnézést kérünk. Nagyobb felújításokkor a szállodát teljes egészében, vagy részleges lezárják. Ez persze bevétel kieséssel jár. Ezért a gazdasági elemzés, mérlegelés nélkülözhetetlen.

A szobák átadása előtt az emeleti gondnoknő ellenőrzi a takarítást, textíliák cseréjét, a bekészítést. Törésekről, károkról jelentést készít. Tapintatosan ellenőrzi, hogy a vendégek betartják-e a házirendet.

A szobalány szükség szerint cseréli a textíliákat, reklámanyagokat, gondoskodik a fürdőszoba feltöltéséről.

Néhány általános szempont a szobák elosztásakor:

-       idegeneket, csak mindkét fél kölcsönös elfogadása esetén tehetünk egy szobába

-       kisgyermekes családoknál gondoljunk a pótágy, gyerekágy elhelyezésére

-       üdülő vendégeket a szálláda csendesebb helyén helyezzük el

-       üzletembereknek ajánlott szobák más technikai felszereltséget igényelnek

-       konferenciára érkezőknél dokumentáció bekészítése

-       VIP vendégek biztonságtechnika védelme (tolmács, rendész, személyi őr elhelyezése)

-  rokkantak, idős beteg emberek szobái tágasabbak legyenek, különböző gyógyászati segédeszközöket készítsünk be

-       nászutas pároknak ajándékot készítsünk be

-       sportolók szobái közel essenek a sportlétesítményekhez, a sporteszközök biztonságos elhelyezéséről gondoskodni kell stb.

A szobák kiosztásáról a szálloda egyéb részlegeit is tájékoztatni kell. (gondnoknő, szobaszerviz, étterem, gyógyászati részlegek stb.)

A vendég kérheti más szobába történő áthelyezését is. Lehet, hogy a felszereltség nem megfelelő, az utcai zajok zavarják, fűtés, világítás meghibásodás, melegvízellátás problémája, beázás stb. Amennyiben a szálloda hibája miatt történik az áthelyezés, ugyanolyan szolgáltatást nyújtó szobát kell adni. Az okozott kellemetlenségek miatt apróbb ajándékokkal, kedveskedéssel feledtessük el a vendégekkel az okozott kellemetlenségeket.

Bármilyen okból is válik szükségessé az áthelyezés, mindezt a vendég előzetes tudtával tehetjük meg.

A csomagok felhordásában általában londinerek segítenek. Munkájukat csendben, precízen végezzék. A vendég csomagja szállítás közben nem sérülhet meg. A csomagok mozgatásához speciális kézikocsit használhatnak. A londinerek szervezéstől függően részt vehetnek takarítási munkálatokban, bútorszállításban stb.