Szállodai szolgáltatás

A szálláslehetőségek széles skáláját biztosítjuk a résztvevők számára a szezontól függő, reális árakon, a luxustól az alacsonyabb kategóriákig. Ezen belül az alábbi szolgáltatásokat nyújtjuk:

· szállások csoportos foglalása

• levelezés és visszaigazolás a résztvevők felé

· egyedi kérések, igények lehetőség szerinti maximális teljesítése

• szálláselőlegek beszedése, nyilvántartása

· szobalisták küldése a szállodáknak

Nyomtatványok elkészíttetése / postázása

Vállaljuk a konferencia arculatának kialakítását, mind a nyomtatott anyagok, mind az Internet oldal esetében. Magas színvonalú nyomdai munkálatokat (körlevelek, plakát, programfüzet, absztrakt kötet, proceedings, jegyek, meghívók, CD) reális áron biztosítjuk, valamint a megadott címlista alapján vállaljuk a küldemények postai továbbítását is.

Támogatói csomagok összeállítása

A megrendelővel közösen, a kapott lista, illetve saját kapcsolatok alapján a támogatói kör meghatározása. A támogató igények figyelembevételével a csomagok összeállítása, a támogatókkal - összejövetel keretében - a rendezvény és a megjelenési lehetőségek megismertetése. A tárgyalásokat követően vállaljuk a támogatókkal/kiállítókkal történő szerződéskötések operatív lebonyolítását, kiállítói jelentkezési lapok összeállítását, kezelését, visszaigazolását, egyéni igények megvalósítását.

· Folyamatos kapcsolattartás, levelezés a támogatókkal

• Információs anyagok, tájékoztatók, katalógusok, alaprajzok készítése, terjesztése
• Beérkező igények nyilvántartása, koordinálása

· Kiállítás hely-, bútor-, szőnyeg-, energia- és egyéb igényeinek kielégítése, alvállalkozók bevonásával

 

 

Kiállítás lebonyolítása

Tekintettel arra, hogy a kongresszusokat és konferenciákat napjainkban sokszor kísérik kiállítások, termékbemutatók felkészültünk ennek kezelésére is.

Vállaljuk a kiállítókkal való folyamatos kapcsolattartást, információs anyagok, tájékoztatók, katalógusok készítését, terjesztését. Az egyes igények és a helyszíni adottságok ismeretében vállaljuk a standbeosztás elkészítését, biztosítjuk a technikai feltételeket. Felelősséggel vállaljuk a kiállítás pénzügyi részének lebonyolítását is.

Transzferek

A résztvevők minden irányú transzferigényét ki tudjuk elégíteni, akár busszal, akár személygépkocsival, mint például:

· reptér - helyszín - reptér transzfer,

· helyszínek közötti transzfer (több konferencia helyszín esetén)

· szállodák közötti, vagy kulturális program esetén szállodákhoz való transzfer

Kulturális programok

Személyre szabott, a megrendelő igényei, a rendezvény/konferencia jellegéhez igazodó programokat szervezünk a résztvevőknek és kísérőiknek Budapesten és vidéken egyaránt. Széles körű programlehetőségek közül választhatnak megrendelőink, a szokásos városnézés, borkóstolás programoktól egészen a különleges „kalandprogramokig”.

A közös társasági programok előkészítése, szervezése során a megrendelő igényeinek figyelembevételével igyekszünk mindig innovatív ötleteket, különleges helyszíneken megvalósítani, hogy a résztvevők felejthetetlen élményekkel távozzanak. A berendezés, a dekoráció-kivitelezés, a fény- és hangtechnika, a kulturális, zenei, és szórakoztató műsorszámok, illetve az étel- és italsorok a rendezvény/program jellegének megfelelően kerülnek kialakításra.

Absztraktok, Proceedingsek kezelése

Az előadások bejelentése és kezelése az online regisztrációs szolgáltatásunk részeként valósul meg. Ennek segítségével lehetőség van az absztraktok, proceedingsek kényelmes, folyamatos begyűjtésére, visszaigazolások küldésére, levelezések intézésére, hozzáférést biztosítva a bizottsági tagok és a bírálók részére.

Regisztrációs ügyintézés

A résztvevők a hagyományos nyomtatott forma helyett online módon regisztrálhatnak a konferenciára.

Az online rendszer lehetővé teszi a regisztrációt.

· a megadott részvételi díj kategóriát kiválasztva magára a konferenciára

· foglalhatnak túrákra, kulturális programokra, jelölhetik étkezési igényeiket

· regisztrálhatják kísérőiket, számukra is foglalhatnak programokat, túrákat

· megadott kategóriák szerint különböző szállodákban foglalhatnak helyet

· amennyiben kívánják, kártyás fizetést intézhetnek

Regisztrációs szolgáltatásunk kiterjed a jelentkezések fogadására, a teljes pénzügyi tranzakciók kezelésére, számlázásra, a konferencia táskák, kitűzők elkészítésére, túrák és kulturális programok meghívóinak előkészítésére és azok kiosztására, valamint a teljes körű helyszíni regisztráció ügyintézésére.

Természetesen vállaljuk a résztvevőkkel való levelezést és kapcsolattartást, válaszolunk kérdéseikre, kezeljük a konferenciával kapcsolatos problémáikat, mindezt főként e-mailen keresztül.

 

Helyszíni szolgáltatások

· konferencia termek, és a hozzá kapcsolódó szolgáltatások menedzselése

· audiovizuális és egyéb beszállítók felügyelete

· igény esetén E-mail és Internet kapcsolat biztosítása külön terminál szobában

· vendéglátó szolgáltatások ügyintézése

· kiállítás és kapcsolódó feladatainak koordinálása

· résztvevők regisztrálása, információs pult üzemeltetése

· regisztrációs és konferencia anyagok szétosztása

· táblák felállítása poszter prezentációk és információcsere számára

· segítségnyújtás az előadók számára

· dekoráció, probléma megoldás, ügyintézések