A vendégek részére érkező küldemények és üzenetek kezelése a szálloda portai munkájának megítélésénél előkelő helyet foglal el. A portásnak arra kell törekednie, hogy ezek a küldemények, üzenetek a lehető leghamarabb a vendég kezébe kerüljenek.

Az érkező küldemények, üzenetek kezelése attól függ, hogy a vendég az üzenet, küldemény érkezésekor a szállodában lakik, vagy van megrendelése, de még nem érkezett meg, vagy a vendég a szállodában lakott, de már elutazott, vagy a vendégnek nincs foglalása és nem is tartózkodik a szállodában.

A vendégek részére érkező küldemények lehetnek: levél, ajánlott levél, távirat, telefax, e-mail, postai csomagok stb.

Nyilvántartásukra külön füzetet, postakönyvet vezetnek.  A portán minden érkező küldeményt beírnak ebbe a könyvbe, füzetbe. A könyv illetve füzet számozott lapokból áll és a vendég szobaszámát, nevét, a csomag rövid leírását, az átvevő portás aláírását és a vendég aláírását tartalmazza. Célszerű a küldemény érkezésekor azon az átvétel időpontját rögzíteni kézzel, illetve a portán megtalálható időbélyegzővel.

Amennyiben a vendégnek foglalása van, de még nem érkezett meg, a küldeményt, üzenetet a porta átveszi és bevezeti a nyilvántartófüzetbe vagy a csomagkönyvbe. A vendég anyagára kézzel illetve a számítógépes rendszernél a gépbe beírják, hogy a vendégnek levele, csomagja stb. érkezett és azt érkezéskor a portán átveheti.

A vendég elutazása után érkezett küldeményt a porta csak akkor veszi át, ha a vendég ezt kérte előzetesen a portától, vagy már van újabb foglalása. Ebben az esetben a már ismertetett módon jár el a portás.

Az üzenetek átvétele a szálloda portáján, a recepcióban vagy a telefonközpontban történik a szállodában rendszeresített kétpéldányos üzenetátadó nyomtatványon, vagy a számítógépes rendszer segítségével, újabban a vendégszobák telefon üzenetrögzítőjén keresztül. Az üzenetfelvételnél a leírt adatok pontosságára nagy figyelmet kell fordítani. Minden adatot vissza kell ismételni, különösen a telefon-, faxszámokat, címeket, neveket. Az üzenetek átadásánál, továbbításánál az előbb felsorolt esetek és eljárások a követendőek.

A számítógépes rendszerek továbbfejlesztése révén lehetőség nyílt az üzenetek átadására a vendégszobában elhelyezett televíziós készüléken (smart television) keresztül is. Ennél a megoldásnál a porta vagy a telefonközpont termináljában viszik be az üzenetet a számítógépbe, amely azt a megfelelő rendszeren keresztül közvetlenül a szobába irányítja. A vendég a tájékoztatóban megadott csatorna kiválasztásával ellenőrizheti, hogy érkezett-e üzenete, és ha van, akkor az a képernyőn megjelenik.

Kulcskezelés – a vendégek és a szálloda anyagi és erkölcsi védelme megköveteli a szobák kulcsainak gondos kezelését. Azokban a szállodákban, ahol még szobakulcs van, ott minden esetben meg kell győződni arról, hogy a kulcsot elkérő személy jogosult arra. A jogosultságot a kulcskártya felmutatásával igazolja a vendég. Természetesen a VIP és törzsvendégek szobaszámát a pultban dolgozók ismerik, így részükre a kulcsot a portás már elő tudja készíteni, amikor a vendég a pult felé közeledik. A portán lévő kulcsok segítségével könnyen megállapítható, hogy a vendég a szállodában tartózkodik-e vagy sem.

Információs szolgálat – az információadás a porta legfontosabb feladatai közé tartozik. A porta tájékoztatja a szállodában lakó vendégeket a szálloda és környékének étkezési, szórakozási, vásárlási stb. lehetőségeiről. Az adott információk köre igen gazdag. A vendégek a legkülönösebb információkra kíváncsiak. A leggyakrabban előforduló információk csoportjai a következik:

• szállodai,
• vendéggel kapcsolatos,
• látnivalók,
• szórakozási lehetőségek,
• sportolási lehetőségek, sportesemények,
• menetrendi információk.

A portásnak tudnia kell a szálloda jellemző adatait, a házban zajló rendezvényeket, a várható programokat, eseményeket. A vendégek tájékoztatására a hall feltűnő pontján információs táblát helyeznek el, amelyen a szálloda napi programajánlatait, rendezvényeit tüntetik fel az időpontok és a helyszínek megjelölésével.

Vendéggel kapcsolatban a portás csak a vendég által jóváhagyott információkat adhatja meg. A vendég személyéről, tartózkodásának egyéb adatairól nem közölhet információkat. Ez alól kivételt jelentenek a hatósági és hivatalos szervek megkeresései. A vendég házon belüli tartózkodási helyéről a vendégorientációs kártya segítségével lehet pontos tájékoztatást adni.

A látnivalókkal kapcsolatos információkat a vendégek szabadidejük tartalmasabb kitöltése, tartózkodásuk kellemesebbé tétele érdekében kérik. Ide tartoznak a színházak, koncertek, előadóestek, múzeumok, kiállítótermek stb. Azért, hogy mindig naprakész tájékoztatást tudjon a portás adni, naponta el kell olvasnia az ezzel kapcsolatos híreket, közléseket, melyeket a napi sajtó közöl.