Amennyiben a vendég foglalást kíván intézni a szálláshelyen, a szálloda üzleti szabályzata által előírt rendelkezések az irányadóak. Célszerű, hogy a szálláshely a foglalással egy időben előleg fizetését is előírja – a megjelenés szándékát nyomatékosítja – leendő vendégeinek. A foglalás véglegesítéséhez ezért célszerű előleget kérni, melynek mértékét (20, 30, vagy akár 50 %) a szolgáltatás értékéhez viszonyítva az üzleti szabályzat rögzíti. Az előleg összegét személyesen, csekken, bankkártyával, átutalással vagy SZÉP-kártyával lehet rendezni.

A számlázásra vonatkozó előírásokat az Általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (áfa-törvény), valamint a törvény felhatalmazása alapján kiadott rendeletek tartalmazzák. Az áfa adóalany az Áfa-törvény számlázásra vonatkozó általános szabálya szerint köteles számlát kibocsátani az általa teljesített termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról a termék beszerzője vagy a szolgáltatás igénybevevője részére. Ez a kötelezettség előírt a termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás ellenértékébe beszámítható előleg tekintetében is. Az előlegszámla annak a termékértékesítésnek és szolgáltatásnyújtásnak az adatait tartalmazza, amelynek az ellenértékébe az előleg beszámítható. Lényege, hogy számlát elektronikus úton kibocsátani, illetve ilyen módon rendelkezésre álló számlára adólevonási jogot alapítani kizárólag abban az esetben lehet, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított.[1]

A szálloda üzleti szabályzatában meghatározott feltételek szerint, ha a foglalás lemondása határidőn belül történik, az előleg természetesen visszajár. Ha vendég igénybe veszi a lefoglalt szolgáltatást, vendégszámlájának végösszegéből a foglalás összegét le kell vonni.