A szálláshelyen a foglaltsági előrejelzés készítése – Fort cast – naponta szükséges. Az előrejelzés listázása a számítógépben tárolt rendelésállományból történik. Az előrejelzést két hétre előre készíti el a recepció, vagy a vendégfogadó, melyet továbbítani kell az éttermi igazgatóságnak és az emeleti részlegnek. Mindezek alapján az éttermi részleg megrendeli a nyersanyagokat és elkészíti a munkabeosztást; valamint az emeleti részleg is beosztja az elvégzendő feladatok arányát. Kisebb szálláshely esetén a vendégfogadó – attól függően, hogy hányan vesznek részt a feladatok ellátásában –, maga is végezheti a nyersanyagok megrendelését, valamint a munkabeosztás elkészítését. Azért is lényeges a szálláshely üzleti szabályzatának megfelelő kialakítása a foglalások módosításának és lemondásának esetére, hogy a többi részleg munkájában a változások ne okozzanak fennakadást és többletköltségeket.

A szálloda területei között a kommunikáció és az információk továbbítása szóban vagy írásban is történhet. A szóbeli tájékoztatás eszközei közé tartozik a személyes beszélgetés vagy a telefonon történő informálás; az írásbeli kommunikációt pedig az e-mail és a szállodai szoftverek alkalmazása segíti. Egy kisebb szálláshely esetében, amikor csak néhány alkalmazott látja el a feladatokat, nyilvánvalóan a kommunikáció is sokkal gyorsabban és egyszerűbben történhet, de ebben az esetben is figyelni kell a pontosságra és a precizitásra. Egy szálloda esetén például a foglalással kapcsolatos adatokat a következő részlegeknek szükséges továbbítani:

- a recepció rögzíti és továbbítja a foglalással összefüggő információkat;

- az értékesítési részleggel közölheti például, ha egy időszakban nagyarányú visszamondások történtek, illetve, ha a lemondás okának a vendégek megjelöltek valamilyen konkrét okot – például egyes szolgáltatások hiánya –, hogy ezeket esetlegesen az értékesítési részleg a vezetőséggel konzultálva, tudja fejleszteni és a jövőben csökkenteni az ilyen esetek számát;

- a housekeeping részlegének mindenképpen ismernie kell a foglalás adatait, hogy a szobákra vonatkozó kéréseket teljesíteni tudják (pótágy, külön ágy, gyerekágy, esetleg íróasztal, stb. bekészítése);

- az étterem felé jelezni szükséges a vendégek előzetes asztalfoglalásait – például egy kétszemélyes vacsora, családi összejövetel vagy több személyes üzleti ebéd esetén –, illetve a csoportok érkezését, és az egyes rendezvények ételigényét, továbbá a vendégek különleges, a szállodai étterem menüajánlatától eltérő kéréseit;

- bár az étterem tartja nyilván a vendégek ételekre vonatkozó igényét, külön a konyhai részleg figyelmét is fel lehet hívni, ha egy vendég például diabetikus ételeket kér, vagy liszt-érzékeny, illetve éppen egy kisgyermeknek kérnek speciális ételeket, stb.;

- a wellness- és sportrészlegnek a vendégek száma mellett – az animációs programok tervezése miatt –, a recepciónak külön jeleznie kell a speciális vendégigényeket is, például medence parti, koktélbár az úszómedence mellett, vagy egy vállalati csapatépítő tréning alkalmával vízi vetélkedők és egyéb sportjátékok szervezése, stb.;

- az aktuális műszakokat mindig előzetesen tájékoztatni kell például a parkolásra vonatkozó kérésekről, és az egyes rendezvényekhez szükséges teremrendezési és technikai feladatokról;

- a rendészeti részlegnek mindenképpen fel kell hívni a figyelmét a VIP vendégek érkezésére, az egyes rendezvények időpontjára, valamint a szokásos időponttól eltérő csoportos vendégmozgásokra (például éjszakai vadles, éjszakai városnézés vagy koncert, stb. esetén). 

Az információk továbbításában legfontosabb a gyorsaság, és a részletes tájékoztatás a vendégciklusokra vonatkozóan.