Egy adott hónapra vonatkoztatva a működési napok számát a tényleges üzemelési napok száma jelenti. A szálláshelyen a férőhely-kapacitásnak legalább annyinak kell lennie, mint amennyit a tényleges vendégforgalom indokol (férőhelyek száma x működési napok száma ³ összes vendégéjszakák száma). A szálláshely esetében a férőhelyek számát az határozza meg, hogy hány személy töltheti az éjszakát a létesítményben felállított ágyakban – a dupla ágy vagy franciaágy két férőhelynek számít –, beleértve a vendégek kérésére felállítható pótágyak számát. A vendégéjszakák számának kiszámítása: a hónap során, a szálláshelyen tartózkodó vendégek száma szorozva az általuk eltöltött éjszakák számával.

A szálláshelynek a férőhely-nyilvántartást napra készen, táblázatszerűen vezetnie kell, mely révén áttekinthetővé válnak az egyes napokra vonatkozó foglaltsági adatok. Ez történhet manuálisan – kézzel vezetve –, vagy elektronikus szállodai program segítségével. Mindkét esetben fontos a folyamatos nyilvántartás és a változások rögzítése.

A lakóhely-nyilvántartó könyvbe kerülnek a vendégek fent említett adatai, amikor a vendég bejelentkezett a szállodába (azaz kitöltötte a bejelentő lapot, megkapta a szükséges információkat + egyebeket, mint pl. reggeli kártya, étkezési jegyek, parkoló kártya, all inclusive igénybevételére jogosító karszalag stb. és elfoglalta a szobáját).

Ezen túl rögzítjük a bejelentkezés dátumát, a szoba számát, amelyikben lakott, távozáskor pedig az kijelentkezés dátumát.

A személyiségi adatokat kiszolgáltatni, csakúgy, mint a személyes okmányokat, csak hatósági megkeresésre szabad, minden más eset törvénybe ütköző cselekedet, a maga konzekvenciáival.