A szállodai ügyvitel olyan adatfeldolgozási tevékenység, amely a működéshez szükséges nyilvántartásokat vezeti és lehetővé teszi az elszámoltatást. Az ügyvitel mindig hasznos információt ad a stratégiai és taktikai célkitűzések megfogalmazásakor, megalapozza a gazdasági döntéseket. Minden vállalkozás ügyvitelei szabályzatot készít. Ehhez felhasználja a törvényi és jogszabályi előírásokat, a nem szabályozott kérdésekben pedig a szálláshely specialitásaihoz igazodva jár el.

Az ügyviteli szabályzat a következőket tartalmazza:

1.      Általános előírások és követelmények

-          beszámolók készítése

-          szigorú számadásra kötelezett bizonylatok kezelésének rendje

2.      Szálloda sztenderdjei:

-          osztálybasorolás

-          szolgáltatások száma

-          szállodai szobák, férőhelyek száma

-          főállású és részmunkaidős dolgozók száma

-          szervezeti egységek száma

-          technikai felszereltség, stb.

3.      Üzemeltető szerinti hovatartozás

-          önálló szálloda

-          szállodalánchoz kapcsolódik

-          szállodacsoporthoz kapcsolódik

-          foglalási rendszerbe kapcsolódik

A szállodai ügyvitel célja az üzemeltetéshez, adatszolgáltatási kötelezettséghez és döntésekhez szükséges információk biztosítása.

Ügyvitel feladatai:

-          Operatív elszámoltatás előkészítése

-          Operatív elszámoltatás

-          Szállodai statisztika

-          Szállodai gazdálkodás elemzése

-          Operatív elszámoltatással össze nem függő egyéb bizonylatolás és nyilvántartás

Szállodai információs folyamatok:

A szálloda üzemeltetése és az elszámoltatás során minden területen fellép az információ iránti igény. Az információ megszerzését és felhasználását rendszerbe kell foglalni. A rendszerek lényegét a végzett tevékenységek határozzák meg, melyek a következők:

-          adatok gyűjtése

-          adatok összesítése, csoportosítása

-          hasznosítható ismeretek képzése

Az információs folyamatokkal szemben támasztott követelmények:

-          tudatos szervezés

-          álljon rendelkezésre megbízható és megfelelő számú adat

-          az adatszolgáltatás útját rögzíteni kell

-          nem megbízható adatok kiszűrése

Adatfeldolgozási munka szakaszai:

-          adatok rögzítése: rendelés felvétele, szobafoglaltság nyilvántartása, szolgáltatások bizonylatolása

-          adatok továbbítása: számítógép segítségével

-          adatfeldolgozás: adatok ellenőrzése, csoportosítása, összesítése

-          adathasznosítás: kimutatások, jelentések készítése

Információáramlás módjai:

-          szóbeli

-          írásbeli

-          egyéb: ipari televízió, fénytabló stb.

A bizonylat gazdasági eseményről készített eredeti feljegyzés. Ezek lehetnek külső és belső bizonylatok, melyek hitelt érdemlően igazolják a gazdasági esemény megtörténtét.

Bizonylatok csoportosítása:

-          Alkalmazás szerint:          külső bizonylat: megrendelés utazási irodától

                                                           belső bizonylat: recepciós ív

-          Jellege szerint:                  elsődleges

                                         másodlagos

                                         összesítő: havi forgalmi összesítő

-          Elszámolás módja szerint:

                                         szigorú számadásra kötelezett

                                         értéket képviselő

Fizetési módok

Ha törvény vagy kormányrendelet a pénztartozás megfizetésének módját kötelezően nem írja elő, a felek a fizetési módban szabadon állapodnak meg.

A belföldi fizetési forgalomban alkalmazható fizetési módok a következők:

I. bankszámlák közötti fizetések

a) átutalás

1. egyszerű átutalás

2. csoportos átutalás

b) beszedési megbízás

1. csoportos beszedési megbízás (csoportos inkasszó)

2. azonnali beszedési megbízás (azonnali inkasszó)

3. határidős beszedési megbízás (határidős inkasszó)

c) okmányos meghitelezés (akkreditív)

II. készpénz-helyettesítő fizetési eszköz

a) elektronikus fizetési eszköz

1. távolról hozzáférést biztosító fizetési eszköz (pl. bankkártya)

2. elektronikus pénzeszköz

b) csekk

III. készpénzfizetés

A készpénzfizetés teljesíthető:

a) a pénzösszeg közvetlen átadásával,

b) a jogosult bankszámlájára készpénzben teljesített befizetéssel,

c) készpénz-átutalási megbízással,

d) a jogosult részére kifizetési utalvány útján történő kifizetéssel,

e) készpénzfelvételi utalvány útján történő kifizetéssel,

f) pénzforgalmi betétkönyv felhasználásával,

g) postai küldemény utánvételezésével

h) esetenkénti egyszerű átutalással átutalt összegből készpénz felvételével,

A bankkártya egy olyan készpénzfizetést helyettesítő eszköz, melyet a bank ad(hat) a nála számlát vezető ügyfeleinek. Szinte mindegyik bankszámlához kapcsolódhat valamilyen típusú bankkártya. Használatával lehetőség van vásárolni és ATM-ekben készpénzt felvenni.

A bankkártya elődei, az utazási csekkek, a postautalványok és a hitelérmék már a 19. században megjelentek.

Utazási csekk

Az utazási (üdülési) csekk különböző társaságok, pénzintézetek, cégek által kibocsátott meghatározott címletű értékpapír, amely rendelkezik a csekkre jellemző törvényes alaki és tartalmi kellékekkel. Az utazási csekket megvásárló csekkbirtokos csak utazási célra használhatja fel az elfogadó helyeknél.

Pénzkezelés szabályai:

• biztonsági előírások: helyiség, pult, felszerelés, pénztárgép, riasztó berendezés, kasszák, lemezszekrények, páncélszekrények
• pénzek, valuták vizsgálata, elfogadhatósága, MNB valutapénztárosi vizsga / Valutapénztáros és valutaügyintéző OKJ
• bizonylatolás rendje, anyagi felelősség, hiányok és többletek,
• műszakok közötti átadás-átvétel, műszakonkénti elszámolás,
• petty cash (porta, árubeszerző, fizető-pincérek, stb.)
• házipénztár szabályzata, előlegek (advance), utólagos elszámolásra felvett pénzeszközök, Ügyviteli Szabályzat

Pénztárolás, szállítás és beszállítás szabályai:

• meghatározott helyeken, csak a megengedett mennyiségben

• biztonsági kulcsrendszer, ajtók és safe-k nyitása két személlyel, log book vezetése

• kamerarendszer alkalmazásával, kép és hangrögzítéssel

• pénzszállítás biztonsági előírásai a pénzkészlet nagyságától függően

• megvásárolt valuták beszolgáltatása, árfolyamok nyilvántartása

• árfolyam nyereség, árfolyam veszteség elkönyvelése

Számlák kiegyenlítése:

A szállodai termékek, szolgáltatások árainak realizálása, amelynek segítségével csökkentjük a szálloda kintlévőségét, folyamatosan vizsgáljuk a partnerek fizetőképességét és fizetőkészségét (bonitás), javítjuk a pénzkészletünk forgási sebességét, csökkentjük a Cash-flow –t, elkerüljük az átmenő passzívák és peres tételek kialakulását, hozzájárulunk a pénzügyi terv ütemezhetőségéhez.

I. Készpénzes fizetés: adott ország hivatalos valutája, amelyet az MNB jegyez és melyre hivatalos árfolyamot közöl.

II. Hitelben történő fizetés: érvényes, elfogadható pénzhelyettes

I. Készpénzes fizetés

1. Forint készpénz

·         értékesítőhelyeken, szállodai pénztárban.

2. Valuta készpénz

·         szállodai pénztárban, a hivatalosan jegyzett valuták árfolyamán átszámítva.

II. Hitelben történő fizetés

1. Elszámolási utalvány.

2. Beszedési megbízás:

·         határidős inkasszó,

·         promt inkasszó.

3. Átutalási megbízás.

4. Hitellevél.

5. Belföldi utazási irodák utalványai:

·         szállodai utalványok,

·         étkezési kuponok.

6. Külföldi utazási irodák utalványai:

·         voucher/Gutschein fix összeggel,

·         voucher/Gutschein az igénybe vehető szolgáltatások

·         szöveges leírásával.

7. Bankcsekkek:

·         fix címletű utazási csekk (travellers check),

·         limithez kötött, csekk – kártya használatával Eurocsekk.

8. Bankkártyák:

·         hitelkártya (creditcard, hitelkeret mértékéig felhasználható),

·         debitkártyák (betéti típus),

·         charge kártyák.

9. Kizárólag a szálloda belső forgalmában értékkel bíró utalványok, részvételi jegyek, couponok, bérletek, kaszinó zsetonok stb.

10. Előleg (átutalt)

11. Fizetés zárolt bankszámláról

12. Költségvállaló (levél, fax, írásos, cégszerű jognyilatkozat)