Ha a vendég szálláshelyen történő tartózkodása során megtörténik az igénybe vett szolgáltatások helyes és folyamatos rögzítése, lehetővé válik egyszerűen előkészíteni a vendégszámlát a vendég elutazása előtt. A szálloda munkavállalói – jellemzően a délutáni műszak feladata – előkészítik a másnap utazó vendégek számláit. A számla természetesen tartalmazza alapvetően a szobaért és a reggeliért fizetendő összeget – a szoba kategóriája és a vendégek száma szerint –; illetve a vendég által a szálláshelyen eltöltött idő alatt kért egyéb szolgáltatásokat. A fizetési módoknál említett, a „számla aláírása a vendég által” elnevezésű módszer fizetési bizonylatait, másolatait is össze kell gyűjteni, és hozzáadni a számla végösszegéhez. Ha a nyilvántartás minden folyamata elektronikusan történik a szálláshelyen, jóval egyszerűbben, a vendég által igénybe vett valamennyi extra szolgáltatás – étterem, kávézó, személyi edzés, fodrászat, masszázs, játszóház, stb. – megnevezése, mennyisége és ellenértéke megjelenik a vendég számláján.

Amennyiben a vendégnek valamilyen kedvezmény jár, például létezik a törzsvendégeknek kibocsátott, speciális engedményekre jogosító kártya a szálláshelyen; meg kell kérni a vendéget, hogy ezt mutassa be, illetve ezt a megfelelő szolgáltatások értékéből le kell számolni (például az éttermi étkezések esetén húsz százalék kedvezmény, gyerekfoglalkozások esetén tizenöt százalék engedmény, stb.).

Mielőtt a vendég elutazik, természetesen jelentkezik a recepciós pultnál, hogy jelezze távozását és leadja a szobakulcsát (vagy kártyáját). A számla kiegyenlítésére is ekkor kerül sor, és a számla tételeit részletesen ismertetni kell a vendéggel. Maga a számla tartalmazza tehát a vendég által fizetendő teljes összeget.

Maga a számla tartalmazza teát a vendég által fizetendő teljes összeget.

A számla kötelező adattartalma:

1. a számla sorszáma;
2. a számla kibocsátójának neve, címe és adóigazgatási azonosító száma;
3. a vevő neve és címe;
4. a teljesítés időpontja;
5. a számla kibocsátásának kelte;
6. a fizetés módja és határideje;
7. a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges a törvény szerinti hivatkozás beazonosításához;
8. a termék, szolgáltatás – amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhető – mennyiségi egysége és mennyisége;
9. a termék, szolgáltatás – amennyiben ez utóbbi egységre vetíthető – adó nélkül számított egységára;
10. a termék (szolgáltatás) adó nélkül számított ellenértéke tételenként és összesen;
11. a felszámított adó százalékos mértéke;
12. az áthárított adó összege tételenként és összesen;
13. a termék (szolgáltatás) adóval együtt számított ellenértéke tételenként és összesen;
14. a számla végösszege;

Ha a vendég egyetért, kiegyenlíti az adott összeget, és elhagyja a szálláshelyet. A számlát a vendég kiegyenlítheti készpénzzel – ebben az esetben kiállítható a készpénzfizetési számla –; valutával, valamint az úgynevezett készpénzkímélő fizetési módok – bankkártya, csekk, SZÉP-kártya, stb. – révén. Azonban, ha a vendég valamiben nem ért egyet, higgadtan és türelmesen, még egyszer részletesen tájékoztatni kell a számla tartalmáról.

Ha valamely részleggel kapcsolatban adódik félreértés, hívjuk oda a recepciós pulthoz az adott szállodai részleg alkalmazottját vagy vezetőjét (például masszőr, főpincér, stb.). Amennyiben nem sikerül rendezni az adott szituációt, mindenképpen a szálláshely vezetője jogosult a további intézkedésekre. Ha a szálláshely részéről történt valamilyen mulasztás, az illetékes vezető nyújthat „kárpótlást” a vendégnek; ugyanakkor, ha a számla helyesen lett kiállítva, a vezető útmutatásai szerint lehet megtenni a következő lépéseket.