A vendég a szálláshely elhagyása előtt kiegyenlíti az igénybevett szolgáltatásai értékét megjelenítő számlát, melynek a vendéglátásban különböző formái alakultak ki. A készpénzzel történő fizetés során a szálláshely munkavállalója átadja a vendégnek a géppel elkészített nyugtát, vagy az egyszerűsített számlát, és a vendég az azon szereplő adatok szerint fizet. A pénzkezeléshez szükség lehet speciális eszközökre is, melyek az UV lámpa, valutavizsgáló és a széf lehetnek.

 

A vendég fizethet meghatározott valutával is – például euróval, dollárral, stb. –, mely esetében a vendég érkezése napján érvényes valutaváltási árfolyamot alkalmazzák. A valuta egy ország törvényes fizetőeszköze a nemzetközi forgalomban, például az euró Magyarországon. A deviza a külföldi fizetőeszközre (valutára) szóló követelés, vagy fizetési ígéret; megjelenési formái a csekk, a váltó, a hitellevél, a hitelkártya, és a bankszámlapénz valutában.

 

 

A különböző valuták közötti átváltási arány a valutaárfolyam, amely egységnyi valuta ára meghatározott helyen és időpontban, egy másik ország valutájában kifejezve. Három árfolyam különböztethető meg:

- középárfolyam, amely a vételi és az eladási árfolyam középértéke,

- vételi árfolyam, amely alacsonyabb a középárfolyamnál a banki költségek és a banki nyereség értékével,

- eladási árfolyam, amely magasabb a középárfolyamnál, a banki költségek és a banki nyereség értékével.

A valuták és a devizák egymással való átválthatósága eltér egymástól, vannak konvertibilis és nem konvertibilis valuták; és a konvertibilitás azt jelenti, hogy az adott ország pénzneme, illetve bankjegyei állami korlátozás nélkül átválthatóak más ország pénznemére, bankjegyeire.[1] Magyarországon 2002. január elsejétől megszűntek a devizakorlátozások, melynek értelmében minden megszorítás nélkül, belföldön és külföldön egyaránt szabadon végezhetők a devizával, valutával, valamint forinttal kötött jogügyletek és cselekmények. A különböző termékek és szolgáltatások árát a szálláshelyen továbbra is forintban kell feltüntetni, de az üzletkötés, a számlakiállítás és a fizetés történhet bármilyen más pénznemben is. A szálláshelyen alkalmazott valutakezelés szabályait a szálláshely pénzkezelési szabályzatában kell részletesen előírni: a szálláshely meghatározhat címletkorlátozást, valutával történő fizetés esetén csak készpénzzel történő fizetés alkalmazható, illetve valutával történő fizetés esetén a visszajáró összeget forintban adják vissza.

A vendég szálláshelyen történő tartózkodása során alkalmazható fizetési módszer, a számla fizetése aláírással. Ez leginkább a szálláshelyhez tartozó vendéglátó egységekben fordul elő, ahol a fogyasztás összegét rá tudják terhelni a vendég szállodai számlájára. Ebben az esetben a következő tényezőkre kell odafigyelni:

- a munkavállalónak meg kell bizonyosodnia arról, hogy a vendég ténylegesen a szálláshely lakója,

- a számlára rá kell írni a vendég szobaszámát is,

- a vendégnek a számlát azonnal alá kell írnia (később esetleg félreértések adódhatnak),

- a számla másolatát a munkavállalónak a lehető leghamarabb el kell juttatnia a pénztárhoz.

A készpénzkímélő fizetési módokhoz tartoznak a csekk, a bankkártya, a hitelkártya, az étkezési jegy vagy utalvány, az üdülési csekk, a Széchényi Pihenőkártya, az ajándékutalvány, és a különböző helyi pénzek. A csekk a bankra szóló írásbeli fizetési meghagyás, amelyet a csekkszámla tulajdonosa a számláján lévő követelés terhére bocsát ki. A csekk kibocsátója ezáltal utasítja bankját, hogy a csekken meghatározott összeget számlaköveteléséből fizesse ki a csekk bemutatójának; de fizetés esetén ellenőrizni kell, hogy a csekken van-e fedezet. A csekk alaki kellékei:

- a csekk megjelölés az okiraton a kiállítás nyelvén,

- meghatározott pénzösszeg kifizetésére szóló feltétlen meghagyás,

- a fizetésre kötelezett megnevezése, telephelye és a fizetési hely megjelölése,

- a csekk kiállításának helye és időpontja,

- a csekk kibocsátójának aláírása.

A kibocsátástól a beváltásig terjedő határidők különbözőek lehetnek:

- belföldön kiállított csekk esetében nyolc nap,

- Európában húsz nap,

- Európán kívül hetven nap.

A csekk típusai lehetnek:

- fizetési csekk (a megnevezett összeg készpénzben történő felvételére szolgál),

- keresztezett csekk (ha a csekket áthúzzák egy vonallal, akkor nem készpénzre váltják, hanem jóváírnak a számlán egy összeget),

- utazás csekk (két aláírás szerepel rajta, először a bankban történő átvételkor kell aláírni, később pedig a külföldön történő beváltáskor a másik sarkában kell aláírni, amikor is összehasonlítják a két aláírást az érvényességhez).

 

 

A bankkártya egy olyan készpénzfizetést helyettesítő eszköz, melyet a bank bocsát ki számlavezető ügyfeleinek. Minden pénzintézetnél vezetett bankszámlához igényelhető valamilyen típusú bankkártya, amelynek használatával lehetőség van vásárolni – termékeket és szolgáltatásokat –, és ATM-ekben (bank-automatáknál) készpénzt felvenni. A kártya használatához szükséges a kibocsátó bank által meghatározott PIN kód. A hitelkártya (credit card), az ügyfél számára halasztott fizetést tesz lehetővé, amelyhez hitelkeretet biztosít a pénzintézet. Ismert hitelkártya típusok: Eurocard, American Express, Diners Club.

 

 

 

Az étkezési jegy vagy utalvány a munkavállalói juttatások egyik formája, amely a jogszabályok szerint meghatározott mértékig adómentes; valamint hideg és meleg étkezésre fordítható formái léteznek. Az Erzsébet-programról szóló törvény értelmében, az úgynevezett Erzsébet-utalvány a Magyar Nemzeti Üdülési Alapítvány által kibocsátott utalvány, amely felhasználható fogyasztásra kész étel, melegkonyhás vendéglátóhelyeken étkezési szolgáltatás, valamint szociális célból a jogszabályban meghatározott termék vagy szolgáltatás vásárlására. A havonta adható összeg értéke 8000 forintra emelkedett, valamint új utalványok is megjelennek 2013 januárjától (Ajándék Erzsébet-utalvány, Iskolai Erzsébet-utalvány, Szabadidő Erzsébet-utalvány).

Az üdülési csekkeket 2012. december 31.-ig lehetett beváltani, helyettük most már a Széchényi Pihenőkártya (SZÉP kártya) alkalmazható. A SZÉP kártya szálláshely szolgáltatásra, vendéglátás szolgáltatásra, valamint szabadidő eltöltését, rekreációt, egészségmegőrzést biztosító szolgáltatásokra vehető igénybe. A kártya gyakorlatilag egy elektronikus fizetési eszköz – elektronikus cafeteria-utalvány –, amellyel a szerződött helyeken (szálláshelyeken, éttermekben, szabadidős és rekreációs szolgáltatóknál lehet fizetni). A SZÉP kártya lehetővé teszi az internetes fizetést, így például a szállodai előleg is kiegyenlíthető általa. A kártya által igénybe vehető szolgáltatások:

- a „Szálláshely” alszámla terhére:

- szálláshely szolgáltatás,

- belföldi utazásszervezés.

- a „Vendéglátás” alszámla terhére:

- éttermi és mozgó vendéglátás,

- egyéb vendéglátás,

- szálláshely szolgáltatás.

- a „Szabadidő” alszámla terhére:

- egyéb humán egészségügyi ellátás (a kórházi, orvosi és fogorvosi ellátáson túli egészségügyi szolgáltatások, amelyek nem foglalnak magukban orvosi gyógykezelést, ide tartozik például az ápolói, szülésznői, fizioterápiás ellátás, munkaterápia, beszédterápia, gyógy-masszázs, csontkovácsolás, homeopátiás kezelés)

- egyéb foglalás (idegenvezetés),

 

 

Az ajándékutalvány a munkáltatók által a dolgozók részére adott, meghatározott termékcsoportokra vonatkozó – élelmiszer, könyv, stb. – utalvány, amelyet a rendszerbe belépett üzletekben lehet beváltani. A helyi pénzek közé tartozik például a 2010. május 7-étől kibocsátott soproni kékfrank elnevezésű, pénzhelyettesítő papírutalvány.[1] Az utalványok elfogadásának feltétele, hogy legyen megállapodás a szolgáltató hely – ebben az esetben a szálláshely –, és az utalvány forgalmazója között. A bankkártyával történő fizetéshez szükséges, hogy a szálláshely-szerződést kössön a bankkártyát kibocsátó pénzintézettel; valamint, hogy telepítésre kerüljön az úgynevezett POS terminál (bankkártya leolvasó), amely a hitelkártya használatához szükséges, a bankkal összeköttetést biztosító berendezés.

 

 

A házipénztár fogalom jelöli a cégen belül azt a helyet, ahol a vállalkozás a készpénzét tartja. Minden cég (ahol van kimenő- vagy bejövő készpénzforgalom) köteles a házipénztárt érintő bevételekről és kiadásokról nyilvántartást vezetnie. Az aktuális jogszabályok szerint a házipénztárt a cégnek naprakészen kell vezetnie. Egy esetleges adóellenőrzés során pedig be kell tudni mutatnia a házipénztárról vezetett nyilvántartást és időszaki pénztárjelentést. A naprakész nyilvántartás azt jelenti, hogy a házipénztárt érintő bevételeket, kiadásokat a készpénzmozgással egyidejűleg kell nyilvántartani. A házipénztárt érintő bevételeket/kiadásokat egy úgynevezett pénztárjelentésen kell vezetni. A gyakorlatban két módon vezethető a házipénztár: kézzel (a pénztárjelentés nyomtatvány, valamint bevételi- kiadási pénztárbizonylat nyomtatvány megvásárlásával és kézzel – több példányban – történő kitöltésével), valamint számítógéppel (az erre a célra alkalmas házipénztár program megvásárlásával).

 

Tavaly december elsejétől megszűnt a házipénztárban tárolható napi készpénzállomány maximális értékére vonatkozó korlát (2012-ben ez a határérték a cég előző évi árbevételének 10%-a, de minimum 500.000 forint volt). A Számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 2012. december 1. után is előírja, hogy a pénzkezelési szabályzatban meg kell határozni a napi készpénz záró-állomány maximális mértékét, azonban ennek megállapításakor már szabadon dönthet a vállalkozás. A törvény a vállalkozóra bízza, hogy – pénzkezelési szabályzatában rögzítetten – a készpénzforgalom bizonylatolására milyen számviteli bizonylatokat alkalmazzon, a törvény nem írja elő kötelezően a bevételi és kiadási pénztárbizonylat használatát. Általában pénztárbizonylatot csak akkor kell kiállítani egy adott bevételről/kiadásról, ha az adott készpénzmozgást semmilyen más bizonylattal nem tudja alátámasztani (például a cég alkalmazottja előleget kap, a tulajdonos tagi kölcsönt vesz fel, stb.)