Ahhoz, hogy a vendég a szálláshelyen történő tartózkodása során kellemesen érezze magát, többek között elengedhetetlen a szállóvendég vagy csoport érkezéskor történő körültekintő tájékoztatása. Mindenképpen egyértelművé kell tenni, hogy melyek a vendégnek a foglalás révén alapvetően járó, valamint a csak külön térítés mellett igénybe vehető szolgáltatások. Ha a megfelelő ismertetés megvalósul, a vendég elutazásakor nem léphetnek fel váratlan meglepetések azzal kapcsolatban, hogy például a vendég nem tudta, hogy a mélygarázsért vagy a reggeliért külön fizetni kell; illetve, hogy a szobából történő telefonálásnak magas a díja, stb.

 

A vendégciklus teljes folyamatában fontos a szakszerű és pontos dokumentáció, amely manuálisan vagy elektronikusan valósulhat meg. Ha ez a vendég teljes tartózkodása alatt így történik, a számla elkészítése előtti ellenőrzés egyszerűvé és áttekinthetővé válik. Ennek érdekében célszerű tájékoztatni a vendégeket, hogy valamennyi szolgáltatás igénylése, valamint a programokra történő jelentkezés is a recepción keresztül történhet. A szálláshely recepciósa így tájékoztatni tudja a vendégeket a szolgáltatások díjszabásairól, időpontjairól, valamint részletesen ismertetni is tudja a különböző lehetőségeket.

A vendégek figyelmét a szóbeli tájékoztatás mellett felkelthetik a különböző színes prospektusok és katalógusok is a szálláshely ajánlataira vonatkozóan.

Az időpontok foglalása és a programokra történő feliratkozás a recepciós segítségével valósul meg.

 

Maga a recepciós – idegen kifejezéssel concierge – egyébként a szálloda vendégeinek a lehető legteljesebb kiszolgálásáért felelős személy. Segítségére lehet a vendégeknek, például:

- szálláshelyen kívüli étterem, kávézó vagy cukrászda ajánlásában és foglalásában,

- a rendezvényeket kísérő hölgyprogram szervezésében,

- egyéni idegenvezetés megszervezésében,

- jegyfoglalásban,

- transzfer intézésében,

- levélfeladásban,

- mosatás, vasalás és a tisztítás intézésében,

- bicikli, motor, autó vagy akár babakocsi kölcsönzésében,

- baby-sitter ajánlásában és közvetítésében, stb.