A szállodai vagy vendéglátó egységen belüli kommunikáció történhet az egyes területek között – például recepció, étterem, housekeeping, stb. –, illetve a szálloda dolgozói és a vendégek között is. Nagyon fontos és alapvető szabály, hogy a házon belüli kommunikáció egységes, informatív, hiteles és hatékony legyen; minden kínált szolgáltatásról megfelelő mennyiségű és minőségű információ álljon rendelkezésre, továbbá az információs anyagok hatékonyságát rendszeresen figyeljék. Alapvető elvárás, hogy a vezetők megfelelő információval lássák el a munkatársakat – újdonságok, szakmai információk –, valamint motiválják és ösztönözzék a személyzetet, továbbá személyes példamutatásukkal elől járjanak annak érdekében, hogy a munkatársak szívélyesen bánjanak a vendégekkel. A szálloda dolgozóinak időt és energiát kell fordítaniuk a vendégek informálására, és a szállodai részlegeknek hatékonyan kell kommunikálniuk egymással a vendégek érdekében.

Ha az anyagi feltételek lehetővé teszik – például egy nagyobb szálloda esetében –, a minőségi munkavégzéshez nagyon hatékony feltételeket teremtenek a rendszeres kommunikációs tréningek, hogy a különböző ismereteket a dolgozók a gyakorlatban is alkalmazhassák. Ezeken a továbbképzéseken az alkalmazottak megtanulhatják, hogyan kell bánni a vendéggel, gyakorolhatják a speciális telefonos ügyintézést magyarul és idegen nyelven, megtanulnak bemutatkozni telefonon keresztül, stb. A szállodák sikerességének alapvető feltétele, hogy felkészült és képzett munkatársak dolgozzanak megfelelő munkakörökben.

A szállodai különböző területei közötti kommunikáció a szálloda egyes részterületei között zajlik (recepció, értékesítés, housekeeping, étterem, konyha, wellness, könyvelés, műszak, rendészet, stb.).

A kommunikáció szóban és írásban történik: a szóbeli informálás tájékoztató eszközei közé tartozik a személyes érintkezés, tájékoztatás, megbeszélés (telefonon is); valamint az írásbeli kommunikáció történhet feljegyzések, faxüzenetek, e-mail, szállodai szoftver, stb. segítségével.

 

Az egyes területek esetében:

- recepció

            - csoportos és egyéni érdeklődések átadása,

            - vendégkérések jelzése (előkészítése és megvalósítása),

            - számlázási kérdések egyeztetése,

- londiner mozgatása, stb.

- housekeeping

            - közvetlen, állandó kapcsolat (szobák, minibár jelentése),

            - vendégkérések jelzése,

            - csoportok viselkedésének jelzése, stb.

- étterem

- vendégigény jelzése

- napi listák (reggeli, vacsora, stb.) átadása

- éjszakai szobaszerviz lebonyolítása, stb.

- konyha

            - étkezések lebonyolítása,

            - napi kiírások elkészítése, stb.

- wellness, sport

- napi listák (utazó, lakó, érkező) átadása

- szolgáltatás rendelése

- árajánlatok elkészítésének egyeztetése, programok, speciális vendégigények egyeztetése, stb.

- könyvelés

- számlázási fegyelem betartása,

- napi és időszaki pénzügyi elszámolás, stb.

- műszak

- vendégek által jelzett hibák közvetlen jelentése, stb.

- rendészet

- közvetlen, állandó kapcsolat (parkoló),

- szokásos időponttól eltérő vendégmozgás jelzése, stb.

(El)utaztatás: az adatok archiválása, számlázás, elköszönés – a nagy szállodákban ez standardizálva van. A portának és a kasszának informálva kell lenni a vendég elutazásáról, de lehetnek rendkívüli utazások is, amiről a recepciónak is tudni kell. Van kora reggeli utazás is. Kiállítanak egy cédulát szobaszámmal, a vendég nevével és a londiner kódjával, amit az illető meg is kap. Megnézi, hogy érkezéskor hány bőrönd volt és mennyi van elutazásnál. A lehozott csomag után a londiner odakíséri a vendégek a kasszáshoz. A fizetéssel párhuzamosan meg kell győződni róla, hogy volt e a vendégnek széfkulcsa és ha igen, akkor leadta e. Ha minden rendben van, a széf kartonját lebélyegzik egy időbélyegzővel. A porta ellenőrzi, hogy esetleg érkezett e még a vendégnek küldeménye. A szobakulcsot elkérjük, a mágneskártyát nem feltétlenül. El kell köszönni a vendégtől és rá kell bírni, hogy legközelebb is jöjjön. Ha a vendég nagy koszt hagyott a szobába, mert nem rendeltetésszerűen használta azt, akkor a takarításra létezik különtakarító brigád, aminek a díját fel lehet számolni a vendégnek. Ennek egy részét ki lehet fizetni a személyzetnek, akik ezt a többletmunkát végzik.

Csoportos utazás esetén a csomagokat el kell helyezni, amíg a csoport nem indul el. Ide még visszajöhetnek a vendégek pakolni. A kassza rendezi a vendégek külön extra számláját is pl. telefon, minibár. A csoportszámlát általában a tour-guide-al kell aláíratni.