Telefonközpontot, egyéb berendezéseket kezel
A szálláshely különböző eszközei és berendezései fontos elemei a szálloda szolgáltatásainak. Szállodai szolgáltatásokon a szálloda különböző egységeiben, a szálloda személyzete vagy tárgyi eszközei által, a vendég elvárásainak, a tartózkodás során felmerülő igényeinek, térítésmentesen, vagy térítés ellenében igénybe vehető, belső vagy külső források felhasználásával, kötelezően vagy fakultatív módon nyújtott, magas színvonalon történő kielégítését értjük.[1] A szállodák által nyújtandó kötelező szolgáltatások körét a törvény szabályozza, mely szolgáltatások köre a szálloda kategóriájának növekedésével bővül. A kötelező szolgáltatások köréhez tartoznak például a recepciószolgálat, textíliaváltás, felszolgálás, egyéb szolgáltatások, stb. A kötelezően nyújtandó egyéb szolgáltatások – előírt minimumszolgáltatások – közé tartozik például a csomag- és értékmegőrzés, üzenetközvetítés, ébresztés, telefax és fénymásolás, széf a szobákban vagy a portán, a porta továbbítja a vendég postai küldeményeit, kulturális és idegenforgalmi információk nyújtása, stb.
A telefonközpont kezelése a porta feladatköréhez tartozik, melyet kisebb szálláshelyeken maga a vendégfogadó, míg szállodákban a recepciós végez. Ez egész napos odafigyelést követel, hiszen a külső – ajánlatok vagy tájékoztatás kérése, üzleti partnerek hívásai – és belső hívások – vendégek kérései, az egyes részlegek kommunikációja –, akár több száz hívást is jelenthetnek naponta. A telefonon történő bemutatkozásra és kommunikációra az általános viselkedéskultúra szabályai irányadóak, melyeket minden esetben alkalmazni szükséges, hogy a szálláshelyről lehetőleg csak pozitív benyomás alakuljon ki a vendégek és partnerek körében.
[1] Bártfai E. (2003): Szolgáltatások a szálloda portáján. Forrás: http://elib.kkf.hu/okt_publ/szf_16_19.pdf
A vendégek részére érkező küldemények és üzenetek kezelése is lényeges eleme a vendégfogadó szolgáltatásainak, mely esetben arra kell törekedni, hogy az egyes küldemények és üzenetek a lehető leghamarabb eljussanak a vendéghez. A vendégek részére érkezhetnek levelek, ajánlott vagy expressz levelek, táviratok, telefax-üzenetek, e-mailek, postai csomagok, stb. Mindezek nyilvántartására külön füzetet vagy postakönyvet vezetnek a portán, és minden érkező küldeményt vagy levelet dokumentálnak. A postakönyv számozott lapokból áll és a vendég szobaszámát, nevét, a csomag rövid leírását; valamint az átvevő portás aláírását és a vendég aláírását tartalmazza. A vendég üzeneteinek átvétele a szálláshely portáján, a recepción vagy a telefonközpontban történik a szálláshelyen rendszeresített kétpéldányos üzenetátadó nyomtatványon; vagy a számítógépes rendszer segítségével, a vendégszobák telefon üzenetrögzítőjén keresztül. Az üzenetek átvétele esetében legfontosabb a pontosság: minden adatot vissza kell ismételni, különösen a telefon-, faxszámokat, címeket és neveket. Az elektronikus technika segítségével, az üzenetek átadása történhet a vendégszobában elhelyezett televíziós készüléken – smart television – keresztül is. Ebben az esetben a porta vagy a telefonközpont termináljában viszik be az üzenetet a számítógépbe, amely azt a rendszeren keresztül a vendég szobájába továbbítja. A vendég az előzetesen megadott televíziós csatorna, illetve menüpontok segítségével ellenőrizheti, hogy érkezett-e üzenete, amely a képernyőn jelenik meg.
Ha a vendég saját maga szeretne telefonálni a szállodából, szintén a telefonközponton keresztül történik, és a vendég számláját közvetlenül terhelik a telefonálás összegével. A szobában előzetesen elhelyezett mappában tájékoztatják a vendéget az egyes szolgáltatások díjszabásairól. A szálláshelye belül is telefonálhat a vendég, de a díjszabás általában igen magas, akár négyszáz százalékkal is drágább lehet, mint az utcai telefonok.
A legtöbb szálláshelyen a vendégek ébresztését – ébresztőszolgálat –, a kérések rögzítését a porta vagy a telefonközpont végzi. A kéréseket dátumozott ébresztőlapra jegyzik fel, és vannak olyan kombinált ébresztőlapok is, melyek a hideg reggeli-csomag megrendelését és a taxira vonatkozó vendégigényeket is nyilvántartják. Az ébresztést telefonon, vagy a szobaajtón való kopogtatással végzik. Számítógépes rendszer esetén lehetséges a vendégek számítógépen keresztüli ébresztésre is, melynek kétféle módja lehetséges. Az első esetben a porta és a telefonközpont jegyzi fel az ébresztési kéréseket a szobaszám és a kért időpont alapján, a vendég személyes vagy telefonon történő kérésének megfelelően. Ezt követően a számítógépbe beírják a kért időpontokat és szobaszámokat, majd a számítógép automatikusan intézi a vendégek telefonon történő ébresztését. A rendszer jelzi azoknak a szobáknak a számát, ahol a vendég nem válaszolt a telefonhívásra. Ezeket a szobákat a központ újra hívja, vagy a londiner vagy a szobaasszony kopogtatással kelti fel. A másik esetben a vendég a szobában elhelyezett nyomógombos telefonon keresztül saját maga rendeli meg az ébresztést; mely során először az e célra megadott mellék számát, majd a kért időpontot kell a gombok segítségével megadnia. A következő napra vonatkozó vendégkéréseket maga a vendégfogadó, vagy az éjszakai portás összesíti.
Egyéb berendezések, melyeket a vendégfogadónak
szükséges használnia munkája során:
- számítógép (ismernie kell az alapvető programokat, illetve a szálláshelyen használt egyéb szoftvereket, internet használata),
- nyomtató, szkenner, webkamera, hangszóró,
- projektor,
- vezetékes- és mobiltelefon,
- fénymásoló,
- telefax,
- televízió (általában satelit, és a televízión elhelyezett információs tábla alapján választhat a vendég; külön térítés esetében házi videó csatorna – pay-tv – is alkalmazható, melynek bekapcsolása után a szolgáltatás árával automatikusan megterhelik a vendég számláját),
- rádió (a legtöbb szállodában alapfelszerelés, és rendkívüli esetben – tűzriadó, bombariadó – automatikusan bekapcsolható az információk közlésére),
- tolmácsberendezés (például egy konferencia során),
- hangtechnikai berendezések (hangerősítő, mikrofon, stb.),
- egyéb speciális berendezések (például tűzjelző berendezések).
Nagyon sok szálláshely előterében internetes terminálok vannak telepítve, amelyek segítségével a vendégek különböző információknak nézhetnek utána; helyet foglalhatnak például étterembe vagy színházba, közlekedési eszközökre egyaránt. Amennyiben bármilyen kérdésük van a rendszer működésével vagy használatával kapcsolatosan, természetesen a portán dolgozókhoz vagy a vendégfogadóhoz fordulnak, akiknek minden területen illik tájékozottnak lenniük.