Munkavégzéssel kapcsolatos dokumentumokat kezel

Általánosan a magán- és üzleti életben leggyakrabban használt ügyiratokat a következő módon csoportosíthatjuk: egyszerű ügyiratok, magánszemélyek levelezése hivatalos szervekkel; közigazgatási szervek, intézmények, gazdasági szervezetek levelei, iratai magánszemélyekhez, valamint a gazdasági szervezetek ügyiratai és levelei.

Maga a levél egy távollévő személyhez intézett, papírlapra írt, rendszerint borítékba zárt, leragasztott vagy lepecsételt, és legtöbbször postán továbbított értesítés vagy közlés. Levelezésnek nevezzük a levelek útján történő érintkezést, kapcsolattartást, gyakorlatilag az ismételt levélváltást. Az 1995. évi LXVI. törvény, a köziratokról, a közlevéltárakról, és a magánlevéltári anyag védelméről rögzíti az irat fogalmát, amely a következő:

„Az irat valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón. Tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép, vagy bármely más formában lévő információ, vagy ezek kombinációja.[2]”

Az ügyirat a hivatalos levelek és más műfajú iratok összefoglaló neve (például nyugta, elismervény, meghatalmazás, stb.). A levélküldés történhet postán, telefaxon vagy e-mailen. A hivatalos levél abban különbözik a magánlevéltől, hogy formáját és alakját szabványok írják elő, valamint tartalmát tekintve bizonyító okiratként is szolgálhat. Az irat akkor tekinthető okiratnak, ha az azt kiállító szerv vagy magánszemély betartja az előírt tartalmi és alaki szabályokat, valamint a leírt tartalommal valamit bizonyít, tényt állapít meg, igazol vagy megegyezést közöl.

 

 

Az okirat lehet magánokirat (a különböző ügyiratok) vagy közokirat (például az útlevél vagy a személyi igazolvány).

Fontos, hogy a szakszerű és hivatalos irat, a tartalmi szempontok figyelembe vétele mellett esztétikus, tiszta, rövid és jól érthető legyen. A hivatalos levél megírásánál és stílusának kialakításánál figyelembe kell venni: a levél tárgyát, a levél írásának célját, a címzett személyét, a címzett és a levélíró közötti kapcsolatot; valamint a kapcsolat jellege is meghatározza a levél hangnemét. Bárkinek is címezzük a levelet, kötelező az udvarias megfogalmazás és a megfelelő kifejezések használata. Lényeges előírások a hivatalos levéllel kapcsolatban: legyen világos és egyértelmű a fogalmazás módja, legyen könnyen áttekinthető, mindenképpen kerülni kell a bonyolult és többszörösen összetett körmondatokat. Elengedhetetlen, hogy a levél tartalmából egyértelműen kiderüljön, hogy mi a levél célja, valamint, hogy a levél írójának milyen elvárásai és megoldási javaslatai vannak. A levél írója azt is jelezheti, ha a levélre választ vár. A hivatalos levél formai követelményei: használjunk A/4-es levélpapírt a nyomtatáshoz, valamint igényes, zárt vagy ablakos borítékot.

A hivatalos levél szerkezeti felépítése:

I. Fejrész:

- a Feladó és a Címzett adatai

- a postai utasítás

- keltezés

- irattározási adatok

II. Főrész:

- a levél tárgymegjelölése

- az esetleges megszólítás és a levél szövege

III. Zárórész:

- üdvözlés

- aláírás

- mellékletek.

Lényeges odafigyelni a további formai követelményekre:

- a hivatalos levelek margóbeállítása általában 2-2,5 cm (bal oldalon) és 1– 1,5 cm (jobb oldalon); az alsó és a felső margónál az automatikusan beállított 2,5 cm-es beállítást használhatjuk,

- az iratok betűtípusát, betűméretét úgy kell megválasztani, hogy összhangban legyen a mondanivalóval és a szöveg mennyiségével; figyelni kell a magyar nyelv sajátosságaihoz igazodó megfogalmazásra,

- a kiemelések kivételével (félkövér, dőlt vagy félkövér és dőlt stílussal), a levelet egységes karakterekkel kell elkészíteni,

- hivatalos iratok esetében elvárt a Times New Roman 12 pontos, az Arial 11 vagy 12 pontos, a Comic Sans MS 11 vagy 12 pontos típusú betűtípusok és betűméretek alkalmazása,

- a feladó szervezet megnevezésével kapcsolatos információkat (név, cím, telefonszám, honlapcím, e-mail cím, a cég logója, stb.) az élőfej és élőláb mezőiben tüntetjük fel,

- ha sok adatot szeretnénk megjeleníteni, akkor a legfontosabbakat helyezzük el az élőfejben (név, cím, cég logója); az élőlábban pedig a gyakorlati ügyintézéshez szükséges információkat szerepeltessük (telefonszám, honlapcím, e-mail cím stb.),

- a hivatalos iratokon szereplő szabályos keltezésforma: Debrecen, 2013. január 30.

- a szöveges részeket sorkizárt rendezésre kell igazítani,

- az adatokat és a hosszabb szövegeket értelemszerűen bekezdésekre kell tagolni, melyeket térközzel választunk el egymástól: a térköz alapértéke például Times New Roman betűtípus 12-es betűméret esetén 12 pt; kivéve élőfej után minimum 24 pt, tárgy után 24 pt, az aláírások előtt pedig 36 pt mértékű térközt alkalmazunk,

- a hivatalos leveleket általában szimpla sortávolsággal írjuk, rövidebb esetén 1,5-es mértékű sortávolság is megengedett

- kiemelten fontos a hibátlan gépelés és a kifogástalan helyesírás, ezért mindig legyen bekapcsolva a Nyelvi ellenőrzés, ezen belül a Nyelvhelyesség és a Helyesírás-ellenőrző funkció is (hasznos kiválasztani az ablakban Ellenőrzési szempontként a Hivatalos szöveget),

- a választékos fogalmazáshoz érdemes használni a szövegszerkesztő Szinonimaszótár funkcióját, ahol a keresett szó megjelenítése után különböző kézikönyvek, szótárak és webhelyek adatai alapján többféle lehetőséget is megtekinthetünk.

A vállalat gazdaságos és hatékony működésének nélkülözhetetlen feltétele a tevékenységével kapcsolatos adatok biztonsága; melynek alapfeltétele, hogy a fontos adatbázisokat és az elektronikusan tárolt levélállományt ne csak egy adathordozóra, hanem több tárolóhelyre szétosztva helyezzék el. Az adattárolás ennek megfelelő megvalósítását redundáns adattárolásnak nevezzük. A levélírás közben legegyszerűbb a gép merevlemezét (winchester) használni a mentéshez, majd később elmenteni az adatokat egy másik adathordozóra is (pendrive, CD, MP3, MP4, DVD, Blu-Ray lemez, stb.). Az adatok biztonságának védelme érdekében érdemes legalább félóránként menteni. Lényeges, hogy ezeket a másolatokat a készítés helyétől távol tárolják, valamint a gazdaságosság érdekében célszerű újraírható lemezeket használni. A biztonsági mentések készítésének lehetséges és korszerű megoldása az internet alapú adatmentő vagy adatszinkronizáló szolgáltatások igénybevétele; amely során a számítógépre telepített kliensprogram, beállított időközönként a biztonsági cég szerverére másolja át adatbázisunkat. Az adatszinkronizálás során a vállalat adatbázisában megvalósított változtatások gyakorlatilag egyidejűleg (másodperceken belül) megjelennek a biztonsági cégnél tárolt adatbázis–másolatban is. Egy váratlan áramszünet is tönkreteheti az adatbázist, ha éppen az adatok írása közben történik, mely ellen szünetmentes tápegységgel (UPS: uninterruptible power source) lehet védekezni. A tápegység áramszünet esetén legalább néhány percig még működteti a számítógépet, megelőzve az adatvesztést; valamint szükség esetén lehetővé teszi a számítógép biztonságos kikapcsolását.

 

 

I. Egyszerű ügyiratok:

- az egyszerű ügyiratok tartalmi és formai szempontból egyszerűek, önálló iratként, vagy más irat záradékaként készülnek. Ide tartoznak a nyugta, ellennyugta, elismervény, kötelezvény, bon, meghatalmazás, nyilatkozat és végrendelet.

· Nyugta és ellennyugta

A nyugta és ellennyugta megőrzött pénztári bizonylat. Nyugtát akkor készítünk, ha valakinek valamilyen okból vagy célból bizonyos pénzösszeget adunk; és a nyugta aláírója a pénz átvevője. Ellennyugtát írunk, ha valakitől valamilyen okból vagy célból bizonyos összeget átveszünk; és az ellennyugta aláírója az, aki a pénzt átadja.

A nyugtának a következő adatokat kell tartalmaznia:

- a Nyugta megnevezést,

- a pénzösszeget számmal és betűvel (nagy kezdőbetű),

- a pénz átadójának nevét,

- az összeg rendeltetését: milyen célra? és milyen jogcímen veszi fel?

- keltezés (dátum)

- az összeg átvevőjének nevét és aláírását.

Az ellennyugtának a következő adatokat kell tartalmaznia:

- az Ellennyugta megnevezést,

- a pénzösszeget számmal és betűvel,

- a pénz átvevőjének a nevét,

- a keltezést,

- az összeg átadójának a nevét és aláírását.

 

 

 

· Elismervény

Elismervényt akkor írunk, ha valakinek valamit (pénz kivételével bármit) átadunk; tehát az irat maga az átvétel írásos bizonyítéka (bizonylata). Az állítja ki – írja alá –, aki az átadott dolgot vagy tárgyat átvette.

 

 

 

· Kötelezvény

A kötelezvény olyan ügyirat (írásbeli nyilatkozat), amelynek kiállítója elismeri a kölcsönkapott pénzösszegnek vagy dolognak az átvételét; ugyanakkor kötelezettséget vállal a pénzösszeg visszafizetésére, illetve a kapott tárgy vagy szolgáltatás visszaadására, viszont-szolgáltatására. A pénzösszegről szóló kötelezvényt adóslevélnek nevezzük. Ha a visszafizetés kötelezettség idejét a kötelezvényben nem tüntették fel, abban az esetben a pénzösszeget akkor köteles visszafizetni az adós, amikor az adóslevelet a hitelező bemutatja. A kötelezvényt a kötelezettséget vállaló (a kölcsönvevő) állítja ki, amely gyakorlatilag egy kötelezettségvállalás, meghatározott tartalmi és formai követelmények mellett.

A kötelezvény tartalmi elemei:

- a kötelezvény megnevezése,

- a pénz megjelölése számmal és betűvel, vagy a tárgy megnevezése (gyártási száma), illetve a szolgáltatás tárgya, módja, időpontja,

- kölcsönadó/hitelező/szolgáltatást nyújtó neve és címe,

- a kötelezettség-vállalás elmulasztásának jogi következményei,

- a kölcsönvevő/kötelezettséget-vállaló neve, címe, személyi igazolvány száma és aláírása,

- az okmány valódiságát hitelesítő két tanú neve, címe, személyi igazolvány száma, esetleg foglalkozása (jogi személy esetében nem szükséges),

- a visszaadás időpontja,

- keltezés (dátum).

 

A kötelezvény egyszerű formája a bon; amelyet többnyire az elszámolásra felvett pénz esetében használnak.

· Meghatalmazás

Ebben az okiratban feljogosítjuk a meghatalmazottat, hogy helyettünk, a nevünkben, a megjelölt ügyben eljárjon. A meghatalmazást a jogkör pontos megjelölésével a meghatalmazó és a meghatalmazott írja alá. Ha az okirat magánjellegű, akkor két tanú aláírása is szükséges. A meghatalmazás lehet folyamatos, időszaki vagy eseti jellegű; lehet egy vagy több személy is a meghatalmazott.

 

· Nyilatkozat

A nyilatkozatban valamivel kapcsolatban az álláspontunkat fejtjük ki; az irat egy hivatalos kijelentés, közlemény, melynek jogi következményei is lehetnek (például nyilatkozat köztartozásról, büntetlen előéletről, adóelőleg-nyilatkozat, stb.).

 

 

· Végrendelet

A végrendelet egy adott személy rendelkezése személyes tulajdonairól, melyet a végrendelkező halála után hoznak nyilvánosságra; melyet célszerű közjegyzővel hitelesíttetni.

 

 

II. Magánszemélyek levelezése hivatalos szervekkel

1. Önéletrajz, szakmai önéletrajz, pályázat

Az önéletrajz olyan közéleti írásos műfaj, amelyet általában továbbtanulás esetében vagy egy új munkahelyre történő jelentkezéskor készítünk. Ebben felsoroljuk életrajzi adatainkat, és kiegészítjük szándékainkat alátámasztó tényekkel.

 

 

2. Beadványok

A beadványokhoz tartoznak a kérvény, fellebbezés, panasz, bejelentés és javaslat.

· Kérvény (folyamodvány), kérelem

A kérvény – más néven folyamodvány – olyan beadvány, amelynek írója egy hatóság, egyéb szervezet vagy intézmény vezetőjéhez, vezetőségéhez fordul ügyének kedvező elintézésének érdekében. A kérvény írásakor szem előtt kell tartani a címzett döntési mechanizmusát. A kérést a következők alapján mérlegelik:

- lehetséges-e a kérést teljesíteni,

- nem ütközik-e a kérés teljesítése valamilyen törvényes rendeletbe vagy jogszabályba,

- elég nyomósak-e a kérést alátámasztó indokok,

- valósak-e az indokok?

A kérvény beadása előtt meg kell győződni a fentiek teljesüléséről; és bár manapság már nem utasítják vissza a kérvényeket formai okokra hivatkozva, azonban a kedvező elbírálás érdekében érdemes követni a régi hivatalos formát. A jogászok által készített kérvények többnyire még ma is ragaszkodnak a hagyományokhoz: a régi hivatalos forma szerint az A4-es lap egyik oldalára kerül a kérvény szövege, majd a lapot hosszanti irányban összehajtják. Az összehajtott lap külső oldalára kerülnek az adatok (felzet), mely a hivatalos levél fejrészét helyettesíti és az itt szereplő adatok egy részét belül már nem kell megismételni.

A kérvény tartalmilag két részből áll: a kérés pontos megfogalmazása, valamint az indokok meggyőző és tárgyilagos felsorolása, melyeket mellékletként csatolt dokumentumokkal igazolunk.

A kérvény vázlata:

- a kérelmező szükséges adatai (név, lakás, munkahely és beosztás)

- a kérés pontos, részletes megfogalmazása (mi késztetett bennünket a benyújtásra, pontos adatok)

- az indokok meggyőző előadása

- a kérvény záradéka (a kérés tömör megismétlése)

A kérvény végén kell feltüntetni a beadás dátumát, a kérelmező nevét és aláírását. A hivatalos kérvényre a címzett hivatalnak, intézménynek vagy egyéb szervezetnek legkésőbb 30 napon belül válaszolnia kell; ettől kivételes esetekben, vagy kevésbé hivatalos környezetben el lehet térni, ha erről értesítik a kérvény beadóját.

A kérvényeket címzettjük szerint lehet csoportosítani:

- iskolai kérvények, amelyeket leggyakrabban a tanulmányi osztály vezetőjéhez vagy valamely iskolai szervezeti egység vezetőjéhez intéznek,

- lakásügyi kérvények, amelyeknek speciális tartalmi elemei lehetnek a szociális helyzetre való hivatkozás, de figyelni kell, hogy a kérvény stílusa megfelelő legyen,

- eljárást indítványozó kérvény, amelynek címzettje általában egy hivatalos szervezet; a stílusnak szigorúan hivatalosnak kell lennie, és fontosak a jogszabályokra való hivatkozások.

A kérvény és a kérelem nagyon gyakori hivatalos jellegű iratok, melyek tartalmilag azonosak; csak formai tekintetben térnek el egymástól, miszerint a kérelemnek nincs felzete.

· Fellebbezés

A hatóságok és egyéb szervek egyéni érdekeinket sértő döntései esetén módosításért, vagy a döntés megsemmisítéséért egy felsőbb hatósághoz lehet fordulni, azaz fellebbezni. Az intézkedő szerv a határozatában általában megjelöli, hogy hány napon belül, hová lehet az esetleges módosítási kérelmünket vagy fellebbezésünket benyújtani. Ha a határidő meghatározása hiányzik ebből az első fokú határozatból, akkor 15 napon belül kell fellebbezni az első fokú határozat ellen. A fellebbezés írásban nyújtandó be ott, ahol a sérelmes határozatot hozták, de beadványt a másodfokon döntésre illetékes szervhez kell címezni. A másodfokon hozott határozat ellen már nem lehet fellebbezni, csak panaszt benyújtani.

· Panasz

A különböző kellemetlenségek, hiányosságok és kárt okozó zavarok észrevételéről személyek és szervek egyaránt készíthetnek panaszbejelentést. A panaszbejelentés két részből áll: a panasz tárgyának objektív, elfogulatlan, tényszerű ismertetése és javaslat a megoldásra; valamint intézkedés kérése (keltezés, aláírás).

· Bejelentés

A bejelentéssel a hatóságoknak vagy egyéb szerveknek a tudtára adunk valamit, illetve nyilvánosságra hozunk valamit. Maga a bejelentés lehet magánjellegű vagy közérdekű; és a szélesebb körben közzétett bejelentést közleménynek nevezzük.

· Javaslat

A javaslat a bejelentés sajátos formája, mely révén szóban vagy írásban kezdeményezhetik valamely jónak tartott intézkedés meghozatalát. Javaslatot leginkább közügyekben szoktak írni, és egyben előterjesztésnek is nevezhetik.

III. Közigazgatási szervek, intézmények, gazdasági szervezetek levelei, iratai magánszemélyekhez

1. Különböző témakörű iratok

A különböző témakörű iratokhoz tartoznak az értesítés, meghívó, határozat, igazolás és engedély.

· Értesítés

Az értesítésben a különböző szervezetek írásban informálják a magánszemélyeket; a hozzájuk benyújtott kérelem vagy panasz feletti döntésekről és intézkedésekről hivatalosan értesítenek. Gyakran előfordul, hogy nem csak a magánszemély levelére válaszolva küldenek értesítést, hanem valamilyen állampolgári kötelezettség végrehajtásáról, vagy valamilyen általános tudnivalóval kapcsolatban is (például tüdőszűrés, szavazás, gázkészülék ellenőrzése, közlekedési út lezárása, áram szüneteltetése, stb.)

 

 

· Meghívó

A hivatalos összejövetelekről, értekezletekről, gyűlésekről, ünnepélyes vagy egyéb alkalmakról a hivatalos szervezetek és a magánszemélyek szóban vagy írásban értesíthetik mindazokat, akiknek a megjelenésére feltétlenül számítanak. A protokoll szabályai szerint a meghívás előfeltétele minden társasági összejövetelen vagy hivatalos társadalmi alkalmakon való részvételnek. A meghívó pedig a hivatalos és protokolláris meghívás szélesebb körben használt és általánosan elfogadott eszköze.

 

A magánéletben gyakori forma a szóbeli meghívás, adott esetben baráti körben és szűk körben rendezett alkalmakra vonatkozóan (például ballagás, szalagavató, esküvő, stb.).

A hivatalos társadalmi alkalmakra szóló meghívást mindig írásban kell megfogalmazni, mely meghívókra szigorú tartalmi és formai szabályok vonatkoznak. A hivatalos társadalmi alkalmak eseményei a protokoll-élet egyes területeit vagy a hivatali élettel kapcsolatos egyéb rendezvényeket érintik: például értekezlet, közgyűlés, kitüntetés átadása, jubileumi rendezvény, ünnepi alkalom, külföldi delegációval találkozó, kiállítás megtekintése, karácsonyi „fehér asztalos” vacsora, díszebéd vagy díszvacsora, állófogadás, munkaértekezlet, munkaebéd vagy munkavacsora, stb.

A meghívó tartalmát jellege és a meghívás célja határozza meg; a különböző eseményekre szóló meghívók tartalma és kivitelezése is eltérő lehet.

A meghívó általános tartalmi elemei:

- a meghívó fél vagy szervezet neve,

- a meghívás tárgya és az esemény jellege,

- a meghívás ténye,

- a meghívás alkalma és indítéka,

- a meghívás időpontját és helyszíne,

- a megjelenés feltételei (a részvétel visszajelzésére vagy a lemondásra vonatkozó információk lehetősége),

- egyéb tudnivalók.

A meghívó személy hivatalos rangja megelőzi a nevet, ha a feleség is részt vesz a rendezvényen, akkor ketten szerepelnek meghívóként, a feleség a saját nevén, rang nélkül. A meghívott neve lehetőség szerint mindig kiírandó; a név után kiírható a rang és a beosztás, de nem kötelező. A meghívás alkalma a meghívón több helyen feltüntetendő. A meghívás időpontja feltüntetésénél az évszámot nem kell jelezni, de lehet; ugyanakkor a hónapot mindig névvel, és nem számmal írják, a napot pedig számmal jelzik. A rendezvény helyszínét pontosan kell megjelölni akkor is, ha az közismert – például a debreceni Kossuth-tér –; a helyet, az épületet, az intézményt, majd ennek pontos címét fel kell feltüntetni. Az egyéb tudnivalók fontos része a meghívónak: a meghívón legtöbbször szerepel az R. S. V. P. jelzés, amely a „Választ kérünk!” francia mondat szavainak rövidítéséből származik. Amennyiben a meghívón szerepel ez a felirat, feltétlenül jelezni kell a meghívó felé, hogy számíthat-e a meghívott részvételére az adott eseményen (a R. S. V. P. jelzés a kártya alján található címmel, vagy telefonszámmal, e-mail címmel, esetleg fax-számmal). Az R. S. V. P. jelzés magyar megfelelője a V.K. (választ kérünk jelzés); és a választ még a meghívón szereplő időpont előtt illik tudatni a vendéglátóval. Ha a kártyára kiegészítésként ráírják a „regrets only” kifejezést, akkor ebben az esetben, „csak a lemondás esetén” kell visszajelezni. Ugyanakkor amennyiben a meghívást „telefonon történt előzetes megbeszélés értelmében” elfogadták, a kártya aljára a p.m. rövidítés kerül (Pro Memoria = Emlékeztető). Ebben az esetben az R. S. V. P. jelzés át van húzva, valamint a meghívás már szóban megtörtént, és a meghívót csak emlékeztetőül küldik. Ha a vendéglátó megszabja az öltözéket, ezt is közli a meghívón (informális, félünnepélyes, ünnepélyes, black tie, stb.). Szükséges kiegészítő információk is fel lehetnek tüntetve a meghívón, például parkolási lehetőség, vagy a biztonsági intézkedésre vonatkozó tudnivalók. A rendezvényen csak az vehet részt, aki a meghívót kapta (ez a szabály a házastársakra, a tolmácsra és a munkatársakra is vonatkozik). A névre szóló meghívókat nem illik másokra átruházni, még akkor sem, ha például a munkaköri beosztásuk megegyezik.

A különböző rendezvények szervezésénél elsődleges a meghívók elkészítése és időben történő eljuttatása a címzettekhez. A rendezvény típusától függ, hogy mennyi idővel a tervezett rendezvény időpontja előtt kapják meg a meghívottak a levelet (ez a legtöbb álló-, illetve ültetéses rendezvény esetében 2-4 hét). A meghívók megjelenését (kivitelezését és szerkesztését) mindig a meghívás jellege és a körülmények határozzák meg; készülhetnek nyomdai eljárás útján, számítógéppel, hagyományos iratformában vagy magánszemély által (grafikussal rajzoltatva). A meghívó formája nemzetközileg egységes, általában téglalap alakú, és mérete nagyságrendileg a levelezőlappal egyezik meg, vagy hosszított formátumú. A meghívó anyaga egyszerű, sima, matt vagy fényes, jó minőségű kartonpapír; csak nagyon ünnepélyes alkalmakra nyomtatnak külön meghívót, amelyre csak a meghívott nevét írják kézzel.

A meghívó készülhet egyszerű iratformaként is, ebben az esetben az alaki megjelenése megegyezik a hivatalos levél szabályaival. A levél szintén három részből áll: a levél főrészében kerül kifejtésre a meghívás tárgya, a meghívott fél vagy szervezet megnevezése, a meghívás helye, időpontja és egyéb közlendők ismertetése. Ha széles körben – például egy nagyobb szállodában – közérdekű információ bejelentése céljából hívják meg a munkatársakat; a meghívás történhet körlevél formájában is. Ugyanakkor ez a meghívási forma kizárólag belső használat esetén lehetséges, mert egyébként sértheti a protokoll és a hivatali élet szabályait. A szállodán/szálláshelyen történő hírek, meghívások, információk vagy üzenetek továbbítása ma már történt úgynevezett szállodai szoftverek segítségével is – ilyen jellegű például a hostware program –; mely a szálláshelyen belüli és kívüli kommunikációra is alkalmas.

 

 

 

· Határozat

Az ügyfelek kérelmére, panaszaira és egyéb beadványaira reagálva – vagy ezektől függetlenül – a hivatalos szervek döntenek: engedélyeznek, elutasítanak, jóváhagynak, vagyis határoznak. A döntést írásba kell foglalni, és értesíteni kell az ügyben érdekelt személyeket, hivatalokat és egyéb szervezeteket: erre szolgál a határozat, mint hivatalos irat. A határozat szövegrésze szerkezetileg három részből áll: a határozat ismertetése és a rendelkezés, indoklás és zárórész. A határozat ismertetése, vagyis a rendelkezési részben a döntéshozó határoz a szóban forgó ügyben; közli a címzett kötelezettségét, megadja, hogy a határozat fellebbezhető-e, és hogy hová, hány napon belül lehet ezt beadni. Amennyiben a fellebbezés nem történik meg, a határozatot elfogadottnak tekintik. A határozat indoklás részében az ügyre vonatkozó rövid leírás, a bizonyítási anyag közlése, az ebből levont következtetések, továbbá a döntés során alkalmazott jogszabályok, törvények és rendeletek szerepelnek. A zárórészben felsorolandók mindazok a szervek, intézmények és személyek, akikre a határozat vonatkozik, és akiknek a határozatot elküldték; valamint aláírás és hivatalos pecsét zárja. Előfordulhat, hogy valamely hivatalos szerv nem határozati formában rendelkezik valamiről: ezt intézkedésnek nevezik, amely nem tartalmaz indoklást és jogszabályokra történő hivatkozást.

· Igazolás

Az igazolás olyan irat, amelyben valamely tényt, állítást, dolgot, vagy valaminek a valódiságát elismerik. Vállalatok, intézmények és szervezetek adnak ki legtöbbször ilyen ügyiratot, például hogy igazolják valamilyen rendszeres tevékenység elvégzését, vagy az általuk nyújtott fizetség nagyságát, melyet valamely más intézménynél kérnek bizonyítékul.

· Engedély

Az engedély írásbeli nyilatkozat arról, hogy egy adott személy egy másik félnek valamit – szóbeli vagy írásbeli formában – engedélyez. A hivatali szervek csak írásban adhatnak ki engedélyt, melynek neve a hivatalos engedély. Engedélyt hivatali szerv abból a célból állít ki, hogy valamit valakinek lehetővé tegyen; valaminek a cselekvését vagy használatát elfogadja, például hatósági engedély a fegyverhasználatról, engedély egy új üzem működtetéséről, stb.

2. Munkavállalással kapcsolatos iratok, egyéb dokumentumok

A munkavállaláshoz kapcsolatos iratokhoz tartozik például a munkaszerződés, munkaköri leírás, a nyugdíjaztatás dokumentumai, stb. Az egyéb dokumentumokhoz tartoznak például az üzleti életben nagyon gyakran előforduló szerződések. A szerződés olyan okirat, mely mindkét szerződő fél számára meghatározza a jogokat és kötelezettségeket; általában pénzügyi, vagyonjogi és munkajogi kérdésekben kötik. A leggyakoribb szerződésfajták a munkaszerződés, adásvételi szerződés, bérleti szerződés, szállítási szerződés, stb.

· Munkaszerződés

A munkaviszony létrejöttét a munkaszerződésben rögzítik, mely a munkaviszony alanyai – a munkáltató és a munkavállaló (felek) között – munkavégzésre irányuló, munkajogviszony létesítésére irányuló megállapodás; amely meghatározza a felek munkajogviszonyból származó jogait és kötelezettségeit

A munkaszerződés szerepe: létrehozza a munkajogviszonyt és meghatározza a munkajogviszony tartalmát. A munkaszerződésre vonatkozó szabályokat a 2012. évi I. törvény, a munka törvénykönyve tartalmazza.

A munkaszerződés tartalmi elemei:

- kötelező tartalmi elemek:

- ezek nélkül a munkaszerződés nem jön létre; például a személyi alapbér és a munkakör meghatározása

- természetes tartalmi elemek:

- kikötések; például a munkaviszony határozatlan időre, teljes munkaidőre létesül

- eshetőleges tartalmi elemek:

- a munkaszerződés természetes tartalmi elemeitől való eltérés lehetősége; például részmunkaidő, próbaidő, határozott idejű jogviszony létesítése, prémium juttatása, nyelvpótlék fizetése, stb.

A munkaszerződés tartalma:

„1. § E törvény a tisztességes foglalkoztatás alapvető szabályait állapítja meg a vállalkozás és a munkavállalás szabadságának elve szerint, tekintettel a munkáltató és a munkavállaló gazdasági, valamint szociális érdekeire.

A munkaviszony alanyai a munkáltató és a munkavállaló.

33. §

Munkáltató az a jogképes személy, aki munkaszerződés alapján munkavállalót foglalkoztat.

34. §

(1) Munkavállaló az a természetes személy, aki munkaszerződés alapján munkát végez.

(2) Munkavállaló az lehet, aki a tizenhatodik életévét betöltötte. Ettől eltérően munkavállaló lehet - az iskolai szünet alatt - az a tizenötödik életévét betöltött tanuló, aki nappali rendszerű képzés keretében tanulmányokat folytat.

A munkaviszony munkaszerződéssel jön létre.

(2) A munkaszerződés alapján

a) a munkavállaló köteles a munkáltató irányítása szerint munkát végezni,
b) a munkáltató köteles a munkavállalót foglalkoztatni és munkabért fizetni.

A munkaszerződést írásba kell foglalni. Az írásba foglalás elmulasztása miatt a munkaszerződés érvénytelenségére csak a munkavállaló - a munkába lépést követő harminc napon belül - hivatkozhat.

A munkaszerződés tartalma

45. §

(1) A munkaszerződésben a feleknek meg kell állapodniuk a munkavállaló alapbérében és munkakörében.

(2) A munkaviszony tartamát a munkaszerződésben kell meghatározni. Ennek hiányában a munkaviszony határozatlan időre jön létre.

(3) A munkavállaló munkahelyét a munkaszerződésben kell meghatározni. Ennek hiányában munkahelynek azt a helyet kell tekinteni, ahol munkáját szokás szerint végzi.

(4) A munkaviszony - eltérő megállapodás hiányában - általános teljes napi munkaidőben történő foglalkoztatásra jön létre.

(5) A felek a munkaszerződésben a munkaviszony kezdetétől számított legfeljebb három hónapig terjedő próbaidőt köthetnek ki. Ennél rövidebb próbaidő kikötése esetén a felek a próbaidőt - legfeljebb egy alkalommal - meghosszabbíthatják. A próbaidő tartama a meghosszabbítása esetén sem haladhatja meg a három hónapot.

A munkáltató legkésőbb a munkaviszony kezdetétől számított tizenöt napon belül írásban tájékoztatja a munkavállalót

a) a napi munkaidőről,

b) az alapbéren túli munkabérről és egyéb juttatásokról,

c) a munkabérről való elszámolás módjáról, a munkabérfizetés gyakoriságáról, a kifizetés napjáról,
d) a munkakörbe tartozó feladatokról,

e) a rendes szabadság mértékéről, számítási módjáról és kiadásának, valamint
f) a munkáltatóra és a munkavállalóra irányadó felmondási idő megállapításának szabályairól, továbbá

g) arról, hogy a munkáltató kollektív szerződés hatálya alá tartozik-e, valamint
h) a munkáltatói jogkör gyakorlójáról.[1]”

A kollektív szerződés:

- kollektív szerződést egyrészről a munkáltató, a munkáltatói érdekképviseleti szervezet, vagy több munkáltató; másrészről a szakszervezet, illetve több szakszervezet köthet,

- a kollektív szerződés úgy jön létre mint egy szerződés, de a gyakorlatban úgy működik, mint egy jogszabály, azaz jogok és kötelezettségek származhatnak belőle,

- a kollektív szerződés munkaviszonyra vonatkozó szabályok összessége.

- a kollektív szerződés két részből áll:

- normatív része a munkavállalók munkaviszonyból származó jogait és kötelezettségeit, illetve ezek gyakorlásának rendjét határozza meg

- kötelmi jogi része a szakszervezet és a munkáltató kapcsolatrendszerét rendezi

- a kollektív szerződés szabályozhatja:

- a munkaviszonyból származó jogokat és kötelezettségeket

- ezek gyakorlásának, illetve teljesítésének módját

- az ezzel kapcsolatos eljárás rendjét

- a kollektív szerződést kötő felek közötti kapcsolatrendszert

Megjegyzés: a kollektív szerződés a munkaviszonyra vonatkozó bármely kérdésről rendelkezhet, de nem lehet ellentétes jogszabállyal

- kollektív szerződést kötni nem kötelező,

- a kollektív szerződés megkötését általában a szakszervezetek kezdeményezik, de a szerződés megkötésére irányuló tárgyalási ajánlatot azonban egyik fél sem utasíthatja vissza,

- a kollektív szerződés megkötését megelőző tárgyalások kötelezőek, de magát a szerződést nem muszáj megkötni.

A munkaviszony megszűnése

„63. §

(1) A munkaviszony megszűnik

a) a munkavállaló halálával,

b) a munkáltató jogutód nélküli megszűnésével,

c) a határozott idő lejártával,

d) a (3) bekezdésben meghatározott esetben,

e) törvényben meghatározott más esetben.

(2) A munkavállalót a munkáltató felmondása esetén meghatározott munkavégzés alóli felmentés idejére járó távolléti díjnak megfelelő összeg illeti meg, ha a munkaviszony az (1) bekezdés b) vagy d) pont alapján szűnik meg, kivéve, ha a felmentés tartamára a munkavállaló munkabérre nem lenne jogosult, vagy jogszabály másképp rendelkezik.

(3) Megszűnik a munkaviszony, ha a 36. § (1) bekezdése szerint jogügylet vagy jogszabály rendelkezése alapján a gazdasági egységet átvevő munkáltató nem e törvény hatálya alá tartozik.

(4) A (3) bekezdés szerinti esetben az átadó legkésőbb a munkaviszony megszűnését megelőzően tizenöt nappal köteles az érintett munkavállalót írásban tájékoztatni a megszűnés időpontjáról vagy tervezett időpontjáról és a megszűnés indokáról.

A munkaviszony megszüntetése

64. §

(1) A munkaviszony megszüntethető

a) közös megegyezéssel,

b) felmondással,

c) azonnali hatályú felmondással.

(2) A megszüntetés okának az indokolásból világosan ki kell tűnnie. A megszüntető jognyilatkozat indokának valóságát és okszerűségét a nyilatkozattevő bizonyítja.

· Adásvételi szerződés

Az adásvétel az egyik leggyakrabban előforduló szerződésfajta. Az adásvételi szerződés két vagy több személy egybehangzó és kölcsönös akaratnyilatkozata, azaz egy olyan megállapodás, melyet a felek egymásra és önmagukra nézve is kötelező érvényűnek ismernek el. A szerződés tartalmát a felek szabadon, saját igényeiknek megfelelően állapíthatják meg, azonban annak kereteit a Polgári Törvénykönyv szabályozza. Az adás-vételi szerződés alapján az eladó köteles az eladott dolog (ingatlan vagy ingóság) tulajdonjogát a vevőre átruházni és a dolgot a vevő birtokába bocsátani; a vevő pedig köteles a vételárat megfizetni és a dolgot átvenni. Az adás-vétel tárgya lehet minden olyan dolog, amely nincs kivonva a forgalomból, azaz nem forgalomképtelen.

Forgalomképtelen dolgok:

- az állami tulajdon kizárólagos tárgyai (pl. természetes vizek, távközlésre használt frekvenciák),

- a törvény által (pl. bírói ítélet, helyi önkormányzat rendeletei) által forgalomképtelenné nyilvánított dolgok (pl. történelmi műemlékek).

Ha az adásvételt követően a dolog azonnal átadásra kerül: adásvételi szerződésről beszélünk; míg bizonyos esetekben, a szerződés megkötése és a dolog átadása nem egy időpontban történik. Ilyenkor az adás-vétel a szerződés megkötésével jön létre, de a tulajdonjog átruházása csak a dolog átadásával történik meg (szállítási szerződés).

Adásvételi szerződés esetében az eladó kötelezettségei:

- az adásvétel tárgyát átruházni és birtokba bocsájtani,

- az eladó köteles a vevőt a dolog lényeges tulajdonságairól és a dologgal kapcsolatos fontos követelményekről, különösen a dologra vonatkozó esetleges jogokról és a dologgal kapcsolatos terhekről tájékoztatni; valamint köteles továbbá az ilyen körülményekre, illetőleg jogokra és terhekre vonatkozó okiratokat a vevőnek átadni (pl. minőségi tanúsítványok, garancia jegy, stb.),

- jogszavatosság (az eladó az érvényes adásvételi szerződés alapján szavatol azért, hogy harmadik személynek nincs olyan joga a dolgon, ami a vevő tulajdonjog megszerzését akadályozza, vagy korlátozza (pl. haszonélvezeti jog, elővásárlási jog),

- tulajdonjog fenntartása: az eladó a tulajdonjogot csak a szerződés megkötésekor, írásban és legfeljebb a vételár teljes kiegyenlítéséig tarthatja fenn,

- ingatlan esetében az eladó viseli az átadással és az ingatlan-nyilvántartásban feltüntetett állapot rendezésével kapcsolatos költségeket,

- gépjármű adásvételi szerződés megkötését követően az eladó felelőssége a gépjárművet lejelenteni a hatóságoknak, hiszen csak így kerülheti el a vevő esetleges hátrányos magatartásából származó károkat.

Adásvételi szerződés esetében a vevő kötelezettségei:

- az adásvétel tárgyának átvétele és a vételár kifizetése,

- a szerződéskötési költségek, a tulajdon-átruházási illeték, továbbá az átvétel és a tulajdonváltozás ingatlan-nyilvántartásba való bejegyzésének költségei a vevőt terhelik (ingatlan adásvételi szerződés esetén a vevőt illetékfizetési kötelezettség terheli, melynek mértéke a vásárolt ingatlan értékétől függ).

 

 

Néhány szerződésben előfordulhatnak az adásvétel különös nemei (pl. elővásárlási jog, visszavásárlási jog, stb.). A kereskedelmi ügyletek megkötése az adásvételi szerződésben fogalmazódik meg. Legtöbb esetben az eladó és a vevő közösen fogalmazza meg, mindketten elfogadják és aláírják az adásvételi szerződést. Az adásvételi szerződés szóban vagy írásban egyaránt létrejöhet; de ingatlan adásvételének érvényességéhez, a szerződés írásba foglalása szükséges.

Az adásvételi szerződés tartalmi elemei:

- az adásvételi szerződés alanyait (kik között jön létre a szerződés)

- természetes személyek esetén a személyek

- neve, születési helye és ideje,

- anyjuk neve,

- lakcíme,

- személyi igazolvány száma

- jogi személyek esetén

- a cég vagy szervezet elnevezése,

- címe, telephelye,

- adószáma.

- az adásvétel tárgya

- minden dolog, ami nem forgalomképtelen (gépjármű, értéktárgy, ingó vagy ingatlan)

- kereskedelmi ügyletek esetén például a termék vagy termékcsoportok megnevezése (cikkszám, kódszám szerint)

- a Vevő és az Eladó egyértelmű megjelölése, tehát, hogy ki a tárgy jelenlegi, és ki lesz a tárgy eljövendő tulajdonosa

- az Eladó kijelentése, miszerint az ingóság vagy az ingatlan a tulajdonában áll, és azt eladja

- a Vevő kijelentése, hogy az eladó tulajdonában álló ingó vagy ingatlan tárgyat megvásárolja

- a Vevő kijelentése, hogy az adásvételi szerződés tárgyát képező ingó vagy ingatlan tárgyat megtekintette, kipróbálta és annak állapotával teljes mértékben tisztában van

- a Vételár, és annak az Eladóhoz történő eljuttatásának körülményei

- az esetleges garanciális feltételek egyértelmű rögzítése.

Kereskedelmi ügyleteknél fontos rögzíteni az adásvételi szerződésekben:

- a vételárat a korábban megállapodott pénznemben, egységár és a teljes vételár feltüntetésével,

- az eladó által vállalt kötelezettségeket (csomagolás, megfelelő minőség, műszaki leírás),

- a szállítási feltételeket (fuvarparitás, a szállítmány biztosítása, stb.),

- a vevő által vállalt kötelezettségeket (fuvaroztatás, áru fogadása, stb.),

- a fizetési feltételeket (a fizetés módjának és határidejének pontos meghatározása),

- az esetleges árengedményeket vagy felárat, mindezek okát és mértékét,

- egyéb, előre nem látható események jogi rendezésére vonatkozó irányelveket (pl. kötbér).

 

 

· 3. Szállítási szerződés

A szállítási szerződés a gazdasági élet jellegzetes ügylete, a tulajdon-átruházás egyik szerződésfajtája; sajátos kereskedelmi vétel, amely funkciója a gazdálkodó szervezetek közötti áruforgalom bonyolítása. Szállítás szerződés alapján a szállító köteles a szerződésben meghatározott dolgot a kikötött későbbi időpontban vagy időszakban a megrendelőnek átadni, a megrendelő pedig köteles a dolgot átvenni és az árát megfizetni.

A szállítási szerződés sajátossága, hogy a teljesítés időben elválik a szerződés megkötésétől (a teljesítés ideje mindig későbbi, mint a szerződéskötés ideje). Mivel a szállító a szerződésben kikötött dolgot – gazdasági tevékenysége körében – rendszerint csak a szállítási szerződés megkötése után gyártja le vagy szerzi be, a teljesítés csak egy későbbi időpontban válik lehetségessé. A szállítási szerződés tehát az adásvétel egyik speciális fajtája, lényegében halasztott adásvétel; a tulajdonjog és a kárveszély is a dolog átadásakor szállnak át a megrendelőre. A szállítási szerződést a felek megköthetik szóban, írásban, de akár ráutaló magatartással is létrehozhatják az ügyletet. Ezzel az ügyirattal a gyakorlatban a gazdálkodó szervezetek hosszabb időszakra vonatkozó beszerzéseiket bonyolítják, ezért a szerződést általában írásban kötik meg.

A szállítási szerződés alanyai a szállító és a megrendelő. A szállító a kötelezett, aki meghatározott dolog (áru, termék) átadására köteles; a megrendelő pedig a szerződés jogosultja, aki a dolog átvételére és az ár megfizetésére köteles. A szerződés tárgya bármely ingó dolog lehet; fontos, hogy kizárólag ingó dolog lehet, amelyet maga szállító termel vagy mástól szerez be (ingatlan tulajdonjogának szállítási szerződéssel történő átruházása nem lehetséges). A gyakorlatban elsődlegesen iparilag előállított tömegtermékek beszerzése történik szállítási szerződés útján (például egy rendezvényszervező cég esetében 80.000 darab dekorációs elem).

 

 

A szállító jogai és kötelezettségei:

- a szállító legfontosabb kötelezettsége a szerződésben kikötött dolog meghatározott későbbi időpontban történő átadása, illetőleg a tulajdonjog átruházása,

- általános gyakorlat, hogy a felek a teljesítésre nem konkrét határnapot, hanem határidőt állapítanak meg,

- annak érdekében, hogy a megrendelő felkészülhessen a termék fogadására, a szállító köteles a tényleges teljesítési időpontról a megrendelőt legalább három nappal korábban értesíteni.

A megrendelő jogai és kötelezettségei:

- a megrendelő joga és egyben kötelezettsége is a dolog átvétele, mennyiségi és minőségi szempontból egyaránt,

- a megrendelő köteles az általa észlelt minőségi hibát annak felfedezése után haladéktalanul közölni a szállítóval, és egyben köteles szavatossági igényét (kicserélés, kijavítás, árleszállítás) is közölni,

A szállítási szerződés esetében a megrendelő egyoldalú akaratnyilatkozatával bármikor elállhat a szerződéstől; mely esetében nem köteles indokolni az elállás okát, ugyanakkor köteles megtéríteni a szállító kárát.

 

· 4. Bérleti szerződés

A bérlet a lényege a dolog használatának ellenérték fejében való időleges átengedése. A bérleti szerződés alapján a bérbeadó köteles a dolgot időlegesen a bérlő használatába adni, a bérlő pedig bért fizetni. A bérleti szerződés alanyai a bérbeadó és a bérlő. Mindkét fél egyaránt lehet természetes személy, jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet. Bérbeadó csak az lehet, aki jogosult a dolog birtokának és használatának időleges átengedésére (pl. tulajdonos, haszonélvező). A szerződés tárgya ingó és ingatlan dolog is lehet. A bérlet fajtái a szerződés tárgya szerint: dolgok bérlete, haszonbérlet és lakásbérlet.

A bérbeadó jogai:

- ellenőrizheti a használatot,

- nem rendeltetésszerű használatnál kártérítés illeti meg,

- felmondhatja a szerződést,

- kisebb átalakításoknál szükséges az engedélye.

A bérbeadó kötelezettségei:

- közterhek és egyéb kiadások fizetése.

A bérlő jogai:

- a dolgot rendeltetésszerűen használhatja.

A bérlő kötelezettségei:

- kisebb kiadások fizetése.

- értesíteni a bérbeadót, ha a munkálatok őt terhelik; valamint megengedni a bérbeadónak és együttműködni vele, hogy a munkálatokat elvégezze,

- bért előre fizetni (időszakonként).

 

A bérleti szerződés megkötéséhez főszabályként nincs szükség írásbeli formára (ez alól a lakásbérlet egyes esetei jelentenek kivételt). A bérbeadó főkötelezettsége a használati jog átengedése és a dolog birtokba adása. A bérbeadót a bérleti szerződés időtartama alatt kellék- és jogszavatossági kötelezettség terheli. A kellékszavatossági kötelezettség alapján a bérbeadó szavatolni köteles azért, hogy a bérelt dolog a bérlet egész ideje alatt szerződésszerű használatra alkalmas legyen, és egyébként is megfeleljen a szerződés előírásainak. A jogszavatosság alapján szavatolni köteles azt is, hogy harmadik személynek nincs a bérelt dologra vonatkozóan olyan joga, amely a bérlőt a használatban korlátozza vagy megakadályozza (például haszonélvezet jog, amely alapján az adott személy jogosult a dolgot a tulajdonos jogait megelőzően birtokolni és használni).

A szerződés nem szünteti meg a tulajdonos dologgal kapcsolatos kötelezettségeit. Ebből következik, hogy a bérbeadó - a dolog fenntartásával járó kisebb kiadások kivételével - viselni tartozik a dolog fenntartásával kapcsolatos kiadásokat és költségeket, valamint a közterheket. A dologgal kapcsolatos kisebb kiadásokat viszont a bérlő viseli; a szükséges munkák elvégzése érdekében a bérlő és a bérbeadó együttműködése szükséges. A bérlő köteles a bérbeadót értesíteni, ha a bérbeadót terhelő munkálatok szükségessége merül fel, és köteles megengedni, hogy a bérbeadó azokat elvégezze, továbbá a károk elhárításához szükséges intézkedéseket megtegye. Az értesítés elmulasztásából eredő károkért a bérlő felelős. Ha a bérbeadó az értesítés ellenére sem végzi vagy végezteti el az állagmegóváshoz szükséges fenntartási munkákat, ezeket a bérlő is elvégeztetheti; egyúttal követelheti a dologra fordított szükséges kiadásainak megtérítését a bérbeadótól. Ha a bérlő a szükséges kiadásokat meghaladó felújításokat végez el és a felújítás helyénvaló volt, vagyis megfelelt a bérbeadó érdekeinek; a bérlőt díjazás illeti meg, és követelheti költségeinek megtérítését. Ezzel szemben, ha tevékenysége nem volt helyénvaló, díjazást nem követelhet, és csak azokat a költségeit követelheti, amelyekkel a bérbeadó gazdagodna, illetve felel mindazokért a károkért, amelyek tevékenysége nélkül nem következtek volna be. Ha a bérlő a dolgon jogosulatlanul olyan átalakítást végez, amelyhez a bérbeadó vagy hatóság engedélye lett volna szükséges, akkor a bérbeadó kívánságára köteles az eredeti állapotot helyreállítani.

A bérbeadót - a szerződés teljes fennállása alatt - megilleti az ellenőrzés joga (ezt a úgy köteles gyakorolni, hogy ne zavarja szükségtelenül a bérlőt). Ugyanakkor ha a bérbeadó az ellenőrzés során észleli, hogy a bérlő a dolgot rendeltetésellenesen vagy szerződésellenes módon használja; követelheti ennek megszüntetését, illetőleg az ilyen használatból eredő kárának megtérítését is. Amennyiben az ilyen használat tovább folytatódik, vagy ha a bérelt dolgot fenyegető veszély súlyossága miatt az abbahagyás követelése sem vezetne célra, a bérletet azonnali hatállyal felmondhatja, és kártérítést is követelhet. A bérbeadó alapvető joga a bérlő, illetőleg a dolog használójának kiválasztása.

A bérlő főkötelezettsége a bérleti díj megfizetése. A bérleti díj összegét a felek - ha jogszabály eltérően nem rendelkezik - szabadon állapítják meg. A bérlő a bérleti díjat időszakonként előre köteles megfizetni, de a felek megállapodhatnak másként is. Nem jár bérleti díj arra az időre, amely alatt a dolgot a bérlő rajta kívül álló okból nem használhatja. A bérfizetés elmulasztása esetében a bérbeadó a bérletet azonnali hatállyal felmondhatja; feltéve, hogy a bérlőt megfelelő határidő tűzésével és következményekre való figyelmeztetéssel a hátralék megfizetésére írásban felszólította, és a bérlő e határidő elteltéig sem fizetett. A bérlő főkötelezettségei körébe tartozik a dolog rendeltetésszerű, illetőleg szerződésszerű használata, a dolog fenntartásával járó kisebb kiadások viselése, felelős továbbá minden olyan kárért, amely a rendeltetésellenes vagy szerződésellenes használat következménye. A bérlő a dolgot időlegesen tartja birtokában, a bérleti szerződés megszűnése után tehát köteles a dolgot a bérbeadónak visszaadni. A bérlet megszűnésekor a bérlőt megilleti az elvitel joga, vagyis mindazt, amit a saját költségén a dologra felszerelt, a dolog épségének sérelme nélkül leszerelheti és elviheti.

A bérleti szerződés szólhat határozott vagy határozatlan időre. A határozott időre kötött bérlet határozatlan idejűvé alakul át, ha dolgot a bérlő a bérleti idő lejárta után tovább használja és ez ellen a bérbeadó 15 napon belül nem tiltakozik. A határozott tartamú bérleti szerződés megszűnik a szerződésben megállapított idő elteltével vagy a szerződésben meghatározott körülmények bekövetkeztével; illetve megszűnik a bérlet akkor is, ha a dolog elpusztul. A határozatlan időre kötött bérletet 15 napra fel lehet mondani, ennek elteltével a bérleti jogviszony megszűnik, a felmondás szóban és írásban is gyakorolható. A bérlő azonnali hatállyal felmondhatja a szerződést, ha a bérbeadó megszegi a kellékszavatossági, illetőleg a jogszavatossági kötelezettségét. A bérbeadó azonnali hatályú felmondási jogát a bérlő súlyos szerződésszegő magatartása alapozhatja meg (pl. ha a bérlő a bérleti díjhátralékát felszólítás és figyelmeztetés ellenére sem fizeti meg a kitűzött idő alatt).

A bérleti szerződés szerepe, hogy rendezze azt a jogviszonyt, amely a bérlő és a bérbeadó között jön létre; tipizált szerződés a Polgári Törvénykönyvben meghatározott formában és tartalommal.

A bérleti szerződés tartalmi elemei

- a szerződés megnevezése (pl. Raktár bérleti szerződés)

- a szerződő felek megnevezése (a szükséges személyi adatokkal: név, cím, cégjegyzékszám, vagy adóazonosító jel, elérhetőség)

- a bérbevétel tárgyának megnevezése (annak pontos leírása, helye, adatai)

- a meghatározott bérleti díj összege és fizetési üteme (havonta, félévente, évente vagy meghatározott ideig történő bérlésnél esetleg egyben az egészet)

- a határidők feltüntetése

- a szerződés életbe léptetésének (érvényességének) kezdetét és lejártának határidejét

- a szerződés felbonthatóságának határidejét

- a bérbeadó egyéb kikötéseit a használattal, továbbadásával (albérletbe) és a karbantartással kapcsolatban

- a felek kötelezettségei (pl. rendeltetésszerű használat, állagmegóvás, a felmerülő költségek hogyan oszlanak meg, stb.)

- a vitás kérdésekben döntésre illetékes szerv (személy) megnevezését

- a bérleménnyel kapcsolatos, hivatalos adók és illetékek befizetőjét

- dátum, hitelesítés, aláírás, bélyegző, mindkét fél részéről.

 

IV. A gazdasági szervezetek ügyiratai, levelei

1. Belső levelezés

A gazdasági szervezetek belső levelezéséhez tartozik a jegyzőkönyv, emlékeztető, feljegyzés, jelentés és körlevél.

 

· Jegyzőkönyv

A jegyzőkönyv gyűléseken, üléseken, tanácskozásokon, tárgyalásokon elhangzott kijelentések, viták, események és határozatok írásbeli rögzítése meghatározott formában. Feladata, hogy az eseményeket, tényeket, valamint megállapodásokat valósághűen írásban rögzítse. Az irat legfontosabb kritériuma a pontosság és a jegyzőkönyv a törvény előtt bizonyító erejű okirat. Elkészítése után általában felolvassák a résztvevők előtt, és ennek megtörténtét bizonyításul két megbízott (erre felkért) személlyel aláíratják és hitelesítik. Az ismétlődő témájú jegyzőkönyvek esetében formanyomtatványt is alkalmazhatnak (pl. baleseti jegyzőkönyv).

A jegyzőkönyvvezető személye, feladatai:

- a tényleges munka előtt fel kell készülnie a jegyzőkönyvvezetésre (névsor, témakör, magnó, diktafon, tájékozódás),

- a jegyzőkönyvet a meghatározott időre el kell készítenie (előre meghatározott minőségben és példányszámban, szabályos formában),

- a jegyzőkönyvvezetőnek kifogástalanul kell ismernie a magyar nyelvet, a helyesírást és a nyelvhelyességi szabályokat,

- tartalmi és formai szempontok szerint is felelős az általa készített jegyzőkönyv hitelességéért.

A jegyzőkönyv fajtái:

A jegyzőkönyveket általában a felvétel helye, valamint az esemény jellege és célja szerint csoportosítjuk.

1. Kihallgatási jegyzőkönyv

A bíróságokon és rendőrségen kihallgatásokról, vallomásokról felvett jegyzőkönyv; amely jelen időben, egyes szám első személyben íródik.

2. Eseményjegyzőkönyv

Szemléről, balesetről vagy egyéb fontos következményekkel járó eseményekről veszik fel. A pillanatnyi helyzet hiteles írásbeli rögzítése a későbbiekben bizonyításul szolgál. Például a szállodában a vendég elcsúszik a lépcsőn, és az eseményről a szállásadó vagy a recepciós jegyzőkönyvet vesz fel.

3. Tanácskozási (lefolyási) jegyzőkönyv

I. Szó szerinti jegyzőkönyv (teljes jegyzőkönyv)

A szó szerinti jegyzőkönyvben minden elhangzott szónak szerepelnie kell, ezen kívül az egyéb eseményeket is rögzítik – például taps, közbekiáltások, éljenzés, kivonulás, nevetés, stb. –; ilyen jegyzőkönyv készül például a parlamentben.

II. Kivonatos jegyzőkönyv

Ebben az esetben a kivonatos jegyzőkönyvek kétféle módon készülhetnek: a megmaradt szöveg százalékos aránya alapján, a szöveghű kivonat kb. 70-75 százalékát tartalmazza az eredetileg elhangzottaknak; míg a szabad kivonat kb. 50 százalékát. A jegyzőkönyvet át kell fogalmazni múlt időbe, és egyes szám harmadik személybe.

III. Emlékeztető vagy feljegyzés

Az emlékeztető vagy feljegyzés nem rögzíti az értekezlet, tanácskozás, stb. lefolyásának menetét, mindössze az ülés tárgyáról, a jelenlévőkről és a határozatokról ad tájékoztatást.

A jegyzőkönyv kötelező tartalmi elemei:

- a megbeszélés helye, időpontja,

- a jelenlévők neve (a jegyzőkönyvben feltüntetve vagy csatolt jelenléti íven); a tanácskozás vezetőjének és a hozzászólóknak a személye,

- napirend: a tárgyalt ügyek megnevezése, a tárgyalás sorrendje; az ezekhez kapcsolódó megállapítások, állásfoglalások, határozatok,

- szavazás esetén a szavazás jellege (nyílt vagy titkos), valamint a támogató és ellenszavazatok, illetőleg az esetleges tartózkodások aránya,

- hitelesítési záradék és aláírások.

A jegyzőkönyv formai követelményei és felépítése:

I. Fejrész

- a jegyzőkönyv felvételének helye és időpontja,

- a szervezet neve, címe,

- tárgymegjelölés, napirendi pontok, az ülés jellege,

- a jelenlévők felsorolása (a fontosabbak név szerint kiemelve),

- a levezető, a jegyzőkönyvvezető és a hitelesítők személyének megnevezése.

Például, leírhatjuk, hogy hány példányban készült a jegyzőkönyv, mely személyek kapják kézhez – szálláshely és a károsult vendég adott esetben –, a jegyzőkönyv felvételének indoka, stb.

II. Főrész

- az érdemi tartalom rögzítése: előadás, vitaindító, beszámoló, ismertető, tájékoztató,

- időrendben tartalmazza a lefolyást, a hozzászólásokat, javaslatokat, indítványokat és a hozott határozatokat,

- a tárgyalást vezető összefoglalása.

A főrészben leírhatjuk, hogy pontosan miként történt a baleset, és a vendég hogyan vélekedik a történtekről – adott esetben hibáztatja-e a szálláshelyet a balesetért –; illetve esetleg kér-e további intézkedéseket, például kártérítést.

III. Zárórész

- a hozott határozatok felsorolása

- dátum, utalás a keltezésre (K. m. f. – „Kelt, mint fent”)

- aláírások (hitelesítés: a hitelességet tanúsítók, a jegyzőkönyvvezető, esetleg a levezető elnök, valamint az aláírásra jogosultak ellenjegyzése).

A jegyzőkönyv aláírás nélkül nem érvényes és nem hiteles, az iratot formailag A/4-es papíron, a hivatalos levelekhez és egyéb ügyiratokhoz hasonlóan mindig szimpla sortávolsággal kell írni.

· Emlékeztető

Egy-egy munkaértekezlet, megbeszélés, tárgyalás vagy információközlés eredményeinek, tartalmának és határozatainak rövid és célirányos összegzése. Lényege, hogy tájékoztasson, valamint biztosítsa, hogy mindenki ugyanazzal az információval rendelkezzen. Míg a jegyzőkönyv egy eseménysort is tartalmaz (az esemény lefolyásának menetét), az emlékeztető csak feladatokat, határidőket és felelősöket. Az iratnak nincs előírt, kötött formája: tartalmazhat jegyzőkönyvi kivonatokat, jegyzőkönyvi határozatokat, különböző ügyiratok részleteit, telefon- és telefaxüzeneteket, valamint egyéb élőszóban elhangzott dolgokat, kérdéseket és feladatokat.

· Feljegyzés

A hivatali ügyintézés leggyakoribb irata, a feljegyzéssel fontosnak tartott tényekről, helyzetről, intézkedésről, állapotról vagy feladatteljesítésről tájékoztatunk. Feljegyzést készíthet például egyik munkahelyi osztály a másiknak, a beosztott a vezetőnek, illetve vezető a beosztott számára. A feljegyzés belső használatra készített, rövid figyelmeztető jellegű irat.

Háromféle funkciója lehet:

- tájékoztatja a másik felet bizonyos ügyek állásáról és tényekről,

- a másik fél emlékezetébe idéz valamit, figyelmeztet például határidőre, függőben lévő ügyek aktuális lépéseire,

- javaslatot tesz, vagy kér valamit, folyamatban lévő üggyel kapcsolatban.

A feljegyzést rendszerint határidővel és a felelős megnevezésével zárják.

· Jelentés

Jelentést egy ügy intézésével megbízott személy vagy csoport készít, felsőbb hatóságoknak vagy a hivatal vezetése számára. A jelentésben valamit szóban vagy írásban közlünk valakivel: informálunk és felvilágosítunk. Mindig a beosztott írja feljebbvalójának (beosztott jelent a vezetőjének, a szervezet a vezetőszervezetnek), állapotokról, ügyek állásáról, valamint ezekkel összefüggő eseményekről és intézkedésekről ad tájékoztatást. Készülhet eseti jelleggel felkérés alapján, de készítése lehet előírt, rendszeresen ismétlődő munkaköri kötelesség is. Témája és rendszeressége, vagy alkalmi jellege alapján a jelentés lehet: rendszeres jelentés (napi, heti, havi, negyedévi, félévi, évi), vagy különleges jelentés (meghatározott témára, témakörre vonatkozó). A jelentés készülhet a szervezeten belüli (házi) használatra (igazoló, vizsgálati, összefoglaló jelentés) és a szervezeten kívüli (felmenő) használatra (a felettes szervezetek tájékoztatására).

Az irat megfogalmazásakor is be kell tartani a hármas tagozódást (fejrész, főrész, zárórész). A jelentés címe magában foglalj a jelentés címzettjét és a tárgyat.

A jelentés részei:

1. Fejrész (bevezetés)

- utalás a jelentés céljára, az adatgyűjtés főbb forrásaira és módjára.

2. Főrész (tárgyalás)

- a jelentés érdemi része; a tárgy, a mondanivaló logikus kifejtése összefüggő, tagolt, rendszerezett gondolatmenet,

- tartalmazhat különböző adatközlő táblákat is: vállalat üzleti tevékenységének értékeléséhez szükséges legfontosabb adatok összegyűjtése, előzetes elemzése,

- táblázatok, grafikonok és diagramok készítése, melyeket egy például egy PowerPoint bemutató keretében lehet prezentálni a vezetőség felé az adott értekezleten, a következő témákban:

- forgalmi adatok (értékesítési adatok alakulása termékcsoportonként, üzletenként)

- jövedelmezőségi adatok alakulása (árbevétel, költségek, eredmények)

- az emberi erőforrás gazdálkodás adatai (létszám, bérköltség, prémium, jutalom)

- beruházások alakulása, innováció területe (különböző fejlesztések), stb.

3. Zárórész (befejezés)

- a mondanivaló összegzése, a végén pedig következtetésekkel és javaslatokkal, valamint keltezéssel és aláírással zárjuk a jelentést.

 

 

· Körlevél

A szervezetek egyik belső közlési módja a körlevél; általános érvényű elveket és azok gyakorlati megvalósítására vonatkozó utasításokat tartalmaz. A végrehajtásért azok a személyek vagy munkahelyi csoportok felelősek, melyek munkakörére a körlevél tárgya vonatkozik. Az érdekeltek aláírásukkal igazolják, hogy a levelet olvasták, megértették, tudomásul vették és kötelezettséget vállaltak a végrehajtására. A körlevél formailag kötetlen, nem szabályozott műfaj, munkahelyünk kialakult gyakorlata alapján a minták szerint készítjük.

 

 

 

2. Külső levelezés

A gazdasági szervezetek külső levelezéséhez tartozik az ajánlat és ajánlatkérés, a megrendelés, a megrendelés visszaigazolása, teljesítés és annak különböző zavarai, valamint maga a szállítás. A vállalatok ügyiratainak nagy részét a külső levelezésből származó irataik képezik. Ezeket a leveleket a külső kapcsolattartás és ügyintézés céljából hivatali szervektől és magánszemélyektől kapják, illetve küldik azokat. Az üzleti, vagy más néven kereskedelmi levelezés során a vállalat jogi megállapodásokat köthet, módosíthat vagy éppen meg is szüntethet. A kereskedelmi levelezés szerepe lényeges a vállalatok termékeinek és szolgáltatásának értékesítése során is. Ha a minőségi és az árajánlat megfelel a vevőnek, akkor az eladóval szerződést (jogi megállapodást) köt. Kölcsönösen megegyeznek a szállítandó áruk mennyiségében, minőségében, határidejében, csomagolásában és fizetési módjában. Az üzleti levél csak akkor számít megfelelőnek, ha megfogalmazása megfelel a feladó szándékainak, és a címzettet szándékairól egyértelműen tájékoztatja.

 

· Ajánlat

Az ajánlatot az eladó és a vevő egyaránt kezdeményezheti: az eladó kínálhatja áruit, a vevő pedig ajánlatot kérhet, mert vásárolni szándékozik. Megkülönböztetünk tájékoztató jellegű és határozott témában írt ajánlatot és ajánlatkérést. A négy általános levéltípus: általános ajánlólevél, határozott ajánlat, érdeklődő levél, ajánlatkérő levél. Az eladó ajánlatában tájékoztathat áruiról – például a szállodában egy új wellness-csomag bevezetéséről – és eladási feltételeiről. A tájékoztató jellegű ajánlat az eladóra nézve nem jelent kötelezettséget.

Az általános ajánlólevél vázlata:

- hivatkozás az eddigi üzleti kapcsolatokra, az érdeklődő levelére, a szerzett információkra,

- az áru ajánlata (termék vagy szolgáltatás),

- árjegyzék vagy az ajánlott termékek részletes ismertetése,

- megrendelés kérése és az áruszállítás pontos teljesítésének ígérete.

A határozott ajánlat vázlata:

- hivatkozás a régebbi üzleti kapcsolatra,

- az ajánlott termék vagy szolgáltatás pontos meghatározása és az eladás összes feltétele,

- az ajánlati kötöttség időtartamának megjelölése,

- a megrendelés kérése.

A határozott ajánlat meghatározott időre szóló jogi kötelezettséget jelent; ha a vevő az ajánlat kézhezvételétől számított – általánosan elfogadott időtartam szerint – 30 napon belül megrendelést küld, azt az ajánlattevőnek teljesítenie kell, az ajánlatban meghatározott feltételek szerint. Az ajánlattevő kötelezettsége alól csak akkor mentesül, ha 15 napon belül visszavonja ajánlatát, vagy az ajánlattétel során hasonló szöveget alkalmaz: „Cégünk ajánlja Önöknek kötelezettség nélkül a következő új szolgáltatásokat…”. A vevő is érdeklődhet, hogy az eladónál milyen áruk és termékek kaphatóak: árjegyzéket és árajánlatot kérhet az úgynevezett érdeklődő levélben.

Az érdeklődő levél vázlata:

- hivatkozás újsághirdetésre, a szálláshely hírlevelére vagy a honlapon olvasott információkra, esetleg a korábbi üzleti kapcsolatokra,

- tájékoztatás vagy árjegyzék kérése,

- az áru megjelölése, esetleg a megrendelni kívánt mennyiség közlése,

- érdeklődés a szállítási határidőről.

Az eladó – adott esetben a szálláshely képviselője – üzleti érdekből természetesen válaszol a vevő érdeklődésére, megküldheti tájékoztató ajánlatát, valamint közölheti, hogy szívesen teremt üzleti kapcsolatot. Küldhet olyan ajánlatot is, hogy a vevő megrendelését csak részben, bizonyos módosítással tudja vállalni, valamint vissza is utasíthatja valamely feltételekre hivatkozva

Az érdeklődő levélre írt válaszlevél vázlata (az eladó által):

- hivatkozás a vevő érdeklődésére,

- árjegyzék küldése,

- idénycikk – például akciós termékek – vagy akciós szolgáltatások esetében az akció kezdő és befejező időpontjának megjelölése,

- rövid utalás az áru minőségére – a pozitívumok hangsúlyozása –, és a szállítás pontosságára.

A vevő érdeklődhet meghatározott termék iránt is, és kérheti a részletes vásárlási feltételek közlését az eladótól. Az ajánlatkérő levél tartalma megegyezik az ajánlattal, csak nem az eladó, hanem a vevő szemszögéből kell értelmeznünk.

Az ajánlatkérő levél vázlata:

- hivatkozás az eladó cég hirdetésére vagy a korábbi tárgyalásra, a szálláshely hírlevelére vagy a honlapon olvasott információkra, esetleg a régi üzleti kapcsolatokra,

- a megrendelni kívánt áru pontos megjelölése (esetleg műszaki rajz, szabványszám, cikkszám szerint),

- a szükséges mennyiség megközelítő pontosságú meghatározása,

- a szállítási feltételek közlésének kérése,

- a válasz kérése.

Az ajánlatkérésre az eladó vázlatosan a következőképpen válaszol:

- hivatkozás az ajánlatkérésre,

- az ajánlatban közölt megbízás (rendelés) vállalása,

- az ár közlése,

- a szállítás időpontjára vonatkozó esetleges módosítások.

· Megrendelés

Ha vevő és az eladó az adásvételi ügylet valamennyi lényeges pontjában egyetért, akkor a megrendelés és a szállítás, azaz az üzlet lebonyolódhat. A szerződésben megállapított feltételekkel az eladó vállalja a teljesítést, a vevő pedig az áru átvételét és a vételár kiegyenlítését. Az adásvétel formailag lebonyolítható úgy, hogy a vevő levélben megrendeli a terméket, és az eladó a megrendelés tudomásulvételét igazolja.

Az adásvétel formai lebonyolítási módja:

- a vevő levélben megrendeli a terméket,

- az eladó a megrendelést visszaigazolja,

- a két fél adásvételi vagy szállítási szerződésbe foglalja a megrendelést.

A megrendelőlevélnek tartalmaznia kell:

- hivatkozást az eladó ajánlatára, hirdetésére vagy a személyes tárgyalásra,

- a megrendelt áru (termék vagy szolgáltatás) pontos megnevezését,

- az áru mennyiségét,

- a megrendelt termék vagy szolgáltatás egységárát,

- a szállítás határidejét, az esetleges részszállítások mennyiségét és határidejének pontos megjelölését, illetve szolgáltatás esetén a teljesítés dátumát,

- ha létezik ilyen, a különleges megállapodásokat (például műszaki rajzok küldése, egy rendezvény esetében egyes vendégek egyedi étkezésre vonatkozó kérései – diabetikus, vegetáriánus, kóser, stb.)

- a fuvardíj (ha szükséges) elszámolásának és a szállítás módjának a meghatározását,

- a kiegyenlítés módját és határidejét.

· Megrendelés visszaigazolása

Ebben az ügyiratban az eladó kötelezettséget vállal a megrendelés szerinti szállításra vagy a szolgáltatás vállalt időpontban történő teljesítésére. A megrendelés visszaigazolása tartalmában megegyezik a megrendeléssel, az eladó megismétli a megrendelésben foglaltakat. Létrejöhet a kereskedelmi ügylet úgy is, hogy a vevő és az eladó szerződésbe foglalják a megrendelést, és ezt kölcsönösen aláírják: adásvételi vagy szállítási szerződés.

· Teljesítés

Az eladó a megrendelés teljesítését előzőleg bejelenti a vevőnek, ha a teljesítés pontos időpontjában még nem egyeztek meg. Közli a szállítás időpontját, hogy a vevő felkészülhessen az áru átvételére és raktározására; ezt az iratot nevezzük szállítási értesítésnek. A szállító a megrendelés teljesítésével egy időben vagy közvetlenül utána a szállítás tényét közlő levelet ír a vevőnek, és mellékeli a számlát; ezt nevezzük teljesítő-levélnek. A teljesítő-levél melléklete a számla, és a teljesítés lebonyolítását fuvarlevél kíséri.

A számla olyan okmány, amely tartalmazza a szállított árukat (terméket vagy szolgáltatásokat) fajta szerint külön-külön, valamint mindegyik fajtának a mennyiségét, minőségét, egységárát és teljes árát. A számla összegéből levonják az engedményeket, ha voltak ilyenek; valamint az így kiszámított összeghez hozzáadják a megrendelőt terhelő költségeket.

A számla olyan bizonylat, amelyet áru értékesítésekor vagy szolgáltatás teljesítésekor állítanak ki; megjelenhet papír vagy elektronikus formában. Tartalmazza a vevő és szállító azonosítására szolgáló adatokat (pl. név, cím, adószám), a teljesítésre vonatkozó adatokat (áru vagy szolgáltatás megnevezése, mennyisége, értéke), illetve a kifizetéssel kapcsolatos adatokat (fizetési mód, esedékesség, bankszámla). A számvitelre illetve az adózásra vonatkozó jogszabályok előírják azokat a formai és tartalmi követelményeket, amelyeket a bizonylatnak teljesítenie kell. A számlára és a számlázásra vonatkozó előírásokat az Általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (áfa-törvény), valamint az ezen törvény felhatalmazása alapján kiadott rendeletek tartalmazzák. Az áfa adóalany az Áfa-törvény számlázásra vonatkozó általános szabálya szerint köteles számlát kibocsátani az általa teljesített termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője részére. A számla-kibocsátási kötelezettség terheli az adóalanyt a termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás ellenértékébe beletartozó előleg tekintetében is. A számlát főszabály szerint az ügylet Áfa-törvény szerinti teljesítéséig (előleg esetén annak kézhezvételéig, jóváírásáig) de legfeljebb az attól számított ésszerű időn belül ki kell bocsátani.

Az ésszerű idő:

- előleg készpénzzel, készpénz-helyettesítő eszközzel történő megtérítése esetén haladéktalan (azonnali) számla-kibocsátási kötelezettséget jelent,

- a termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás ellenértékének az ügylet Áfa-törvény szerinti teljesítésének időpontjáig megvalósuló, készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel történő megtérítése esetén haladéktalan (azonnali) számla-kibocsátási kötelezettséget jelent,

- az előzőektől eltérő esetekben, az ügylet teljesítésétől (illetve az előleg jóváírásától) számított 15 napon belül (vagyis legkésőbb a 15. napon) teljesítendő számla-kibocsátási kötelezettséget jelent, feltéve, hogy a kibocsátandó számlának az Áfa-törvény előírásai szerint áthárított általános forgalmi adót kell tartalmaznia.

 

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (áfa-törvény) 169. § szerint, a 2013. január 1-jétől a számla kötelező adattartalma a következő:

1. A számla kibocsátásának kelte;

2. A számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja;

3. A termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma, amely alatt a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítette;

4. A termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének adószáma;

5. A termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének neve és címe;

6. Az értékesített termék megnevezése, továbbá mennyisége vagy a nyújtott szolgáltatás megnevezése;

7. A teljesítés időpontja vagy az előleg fizetésének időpontja, abban az esetben, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétől;

8. a „pénzforgalmi elszámolás” kifejezés, a XIII/A. fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti adózás alkalmazása esetében;

9. Az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára vagy a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza;

10. Az alkalmazott adó mértéke;

11. Az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését e törvény kizárja;

12. Az „önszámlázás” kifejezés, ha a számlát a terméket beszerző vagy a szolgáltatást igénybevevő állítja ki;

13. Adómentesség esetében jogszabályi vagy az úgynevezett Héa-irányelv vonatkozó rendelkezéseire történő hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól;

14. A „fordított adózás” kifejezés, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett;

15. Új közlekedési eszköz 89. §-ban meghatározott értékesítése esetében az új közlekedési eszközre vonatkozó, a 259. § 25. pontjában meghatározott adatok;

16 A „különbözet szerinti szabályozás - utazási irodák” kifejezés, a XV. fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetében;

17. A „különbözet szerinti szabályozás - használt cikkek” vagy a „különbözet szerinti szabályozás - műalkotások”, vagy a „különbözet szerinti szabályozás - gyűjteménydarabok és régiségek” kifejezések közül a megfelelő kifejezés, a XVI. fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti használt ingóság, műalkotás, gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetében;

18. Pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma.[1]”

A vevő kötelezettsége a számla kiegyenlítése, ha ez megtörtént, az adásvételi ügylet lezárul. A számlát a szerződő felek megállapodásuk szerint kiegyenlíthetik:

- készpénzzel (készpénzfizetési számla)

- átutalási megbízással, beszedési megbízással (inkasszó)

- csekkel, váltóval.

A készpénzfizetési számla esetén a számla kelte, teljesítése és fizetési határideje megegyezik. A számla kiállításakor az abban foglaltak teljesítése és ellentételezése megtörtént.

Az adóalany mentesül a számla-kibocsátási kötelezettség alól akkor, ha a terméket megvásárló, a szolgáltatást igénybevevő olyan nem adóalany személy (ide nem értve a nem adóalany jogi személyeket), aki/amely az ügylet ellenértékét – a teljesítés napján egyidejűleg

– készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel, vagy pénzhelyettesítő eszközzel megtéríti, és számla kibocsátását az adóalanytól nem kéri, feltéve, hogy az ellenérték adót is tartalmazó összege nem éri el a 900 ezer forintot. Ilyen esetben az adóalany köteles a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője részére nyugta kibocsátásáról gondoskodni. A nyugta kizárólag papír alapon bocsátható ki és kizárólag magyar nyelven állítható ki.

A nyugta kötelező adattartalma a következő:

- a nyugta kibocsátásának kelte,

- a nyugta sorszáma, amely a nyugtát, kétséget kizáróan azonosítja,

- a nyugta kibocsátójának adószáma, valamint a neve és címe,

- a termék értékesítésének, szolgáltatás nyújtásának adót is tartalmazó ellenértéke.

A házipénztár fogalom jelöli a cégen belül azt a helyet, ahol a vállalkozás a készpénzét tartja. Minden cég (ahol van kimenő- vagy bejövő készpénzforgalom) köteles a házipénztárt érintő bevételekről és kiadásokról nyilvántartást vezetnie. Az aktuális jogszabályok szerint a házipénztárt a cégnek naprakészen kell vezetnie. Egy esetleges adóellenőrzés során pedig be kell tudni mutatnia a házipénztárról vezetett nyilvántartást és időszaki pénztárjelentést. A naprakész nyilvántartás azt jelenti, hogy a házipénztárt érintő bevételeket, kiadásokat a készpénzmozgással egyidejűleg kell nyilvántartani. A házipénztárt érintő bevételeket/kiadásokat egy úgynevezett pénztárjelentésen kell vezetni. A gyakorlatban két módon vezethető a házipénztár: kézzel (a pénztárjelentés nyomtatvány, valamint bevételi- kiadási pénztárbizonylat nyomtatvány megvásárlásával és kézzel – több példányban – történő kitöltésével), valamint számítógéppel (az erre a célra alkalmas házipénztár program megvásárlásával).

Tavaly december elsejétől megszűnt a házipénztárban tárolható napi készpénzállomány maximális értékére vonatkozó korlát (2012-ben ez a határérték a cég előző évi árbevételének 10%-a, de minimum 500.000 forint volt). A Számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 2012. december 1. után is előírja, hogy a pénzkezelési szabályzatban meg kell határozni a napi készpénz záró-állomány maximális mértékét, azonban ennek megállapításakor már szabadon dönthet a vállalkozás. A törvény a vállalkozóra bízza, hogy – pénzkezelési szabályzatában rögzítetten – a készpénzforgalom bizonylatolására milyen számviteli bizonylatokat alkalmazzon, a törvény nem írja elő kötelezően a bevételi és kiadási pénztárbizonylat használatát. Általában pénztárbizonylatot csak akkor kell kiállítani egy adott bevételről/kiadásról, ha az adott készpénzmozgást semmilyen más bizonylattal nem tudja alátámasztani (például a cég alkalmazottja előleget kap, a tulajdonos tagi kölcsönt vesz fel, stb.)[1]

 

·         A teljesítés zavarai

Amennyiben bármelyik fél hibájából nem a szerződésben rögzített feltételek szerint történik a teljesítés, a teljesítés zavaráról beszélünk; mely körülményekről az üzleti partnerek egymást levélben értesítik. Szerződésszegés az eladó részéről: ha az eladó (szállító) nem a szerződésben foglaltak szerint teljesíti a szállítást, a vevő kifogásolhat. Szállítási késedelemnek nevezzük, amikor az eladó nem, vagy késedelmesen teljesít. Ebben az esetben a vevő sürgető levelet ír és póthatáridőt szab, amelyen belül hajlandó átvenni az árut.

A vevő élhet minőségi reklamációval, mennyiségi reklamációval, illetve a számla kifogásolásával az eladó felé. Minőségi reklamáció – minőségbeli hiányosságok, például a vásárolt bútorok sérült állapotban érkeztek a szálláshelyre – esetén:

- a vevő pontosan megjelöli a reklamáció okát,

- csatolja a reklamáció jogosságának bizonyítékát (például a kárfelvételi jegyzőkönyv másolatát,

- megjelöli, hogy milyen kárrendezésre tart igényt,

      - áru cseréje,

      - áru javítása,

      - árengedmény.

A reklamáció esetén használatos levéltípusok:

1. Egyszerű kifogásoló levél tartalma:

- az áru átvételének elismerése,

- hivatkozás a teljesítő levélre és a mellékelt számlára,

- a kifogások szakszerű leírása,

- kérés, hogy a jövőben a szerződő fél tartsa be szállítási vállalásait.

2. Az árengedményt kérő levél tartalma:

- az áru átvételének elismerése,

- hivatkozás a teljesítő-levélre és a mellékelt számlára,

- a kifogások szakszerű közlése,

- a szállító meghívása helyszíni szemlére,

- engedménykérés és a sürgős válasz kérése.

3. Az átvett áru minőségét kifogásoló és cseréjét kérő levél tartalma:

- az áru átvételének elismerése

- hivatkozás a teljesítő-levélre és a csatolt számlára,

- a kifogások szakszerű leírása,

- a hibás és kifogásolt áruval kapcsolatos csereigény bejelentése,

- esetleges határidő megjelölés.

4. A rendelkezésre bocsátó levél tartalma:

(ebben az esetben a vevő valamely súlyos ok miatt nem veszi át az árut, ilyen esetben köteles megőrizni a küldeményt és levélben az eladó rendelkezésére bocsátani)

- utalás a megrendelésre,

- hivatkozás a teljesítő-levélre és a mellékelt számlára,

- a kifogások szakszerű közlése,

- a szállító (eladó) értesítése arról, hogy a vevő az árut csak megőrzésre veszi át; a szállító meghívása az áru megtekintésére (helyszíni szemle),

- értesítés a helyszíni szemle idejéről és helyéről,

- sürgős intézkedés kérése.

 

 

Mennyiségi reklamáció esetén csatolni kell a reklamáció jogosságát bizonyító okmányt, és közölni kell a vevői igényeket; például 100 kg búzaliszt helyett csak 80 kg érkezett. Számla kifogásolása során a vevő haladéktalanul kéri a számla helyesbítését; például a szerződésben vagy a megrendelésben kikötött egységáraktól való eltérő számlázás miatt. A kifogásoló levél vázlata:

- az áru átvételének elismerése,

- a kifogásolt tételek felsorolása, árkülönbözetének kiszámítása,

- a számlakülönbözet elszámolási módjának megjelölése.

Az eladó válasza a vevő reklamációs levelére:

- ha az eladó (a szállító) elismeri a reklamációs levélben foglaltakat (ha a reklamáció jogos), válasza a következőket tartalmazza:

      - hivatkozás a vevő levelére,

      - a kifogás megalapozottságának elismerését és elnézés kérését,

- a vevő javaslatának elfogadása (csere határidejének meghatározását, árengedmény mértékének meghatározása, stb.) vagy egyéb javaslat tétele,

      - a következő megrendelések pontos teljesítésének ígéretét,

      - udvariassági formula.

- ha az eladó (a szállító) nem ismeri el a reklamációs levélben foglaltakat (ha a reklamáció nem jogos), válasza a következőket tartalmazza:

      - hivatkozás a vevő levelére,

      - a reklamáció udvarias elutasítása és az elutasítás indoklása,

      - udvariassági formula.

Szerződésszegés a vevő részéről: ha vevő nem a szerződésben meghatározott módon teljesíti kötelezettségeit, az eladó kifogásolhat. Az átvételi késedelem során az eladó értesítésében sürgeti a vevőt az áru átvételére, illetve az eladó tudomására hozza az áru átvételének elmulasztásából származó veszteségeit, például raktározási díj fizetése. A vevő fizetési késedelme esetében általában az eladó három fizetési felszólítást küld. Az első enyhébb hangvételű, leginkább emlékeztető jellegű. A második az elsőre hivatkozva már határozott hangvételű. A harmadik pedig egy erélyes – bár szintén udvarias –, a következményeket részletező felszólítás. Ebben az eladó megszabja a fizetés végső határidejét, amelynek lejárta után már kénytelen lesz az összeget bírósági úton behajtani. A fizetési felszólításokat mindig ajánlott levélben kell küldeni, hogy esetleges per során bizonyítékul szolgálhasson a bíróság előtt. A fizetési felszólításra a vevőnek illik válaszolnia, valamint megindokolnia késedelmét. Ha az eladó lehetővé teszi, a vevő kaphat fizetési haladékot is.

·         Szállítás

A szállítás az a tevékenység, amellyel az áruk a rendeltetési helyükre érkeznek; lebonyolítását az ezzel foglalkozó szervek fuvarlevéllel végzik. A fuvarlevél olyan nyomtatvány, amely a feladó, a címzett és a szállítmány legfontosabb adatit tartalmazza és a feladást igazoló bizonylat. Fuvarozni lehet postán, vasúton, gépkocsival, légi úton vagy hajón.

 

 

·         Átutalás

Az átutalás alapvetően olyan kereskedelmi vagy magáncélú, pénzügyi eljárás, amelynek kapcsán valamely pénzösszeget valahová bankon keresztül átutalnak; egyben a készpénz nélküli fizetési módok általános formája. A fizetés kezdeményezője az adós: az átutalási megbízást a fizetésre kötelezett személy vagy szervezet állítja ki a saját bankjának; ebben meghatározza az átutalandó összeget és a fizetés idejét, valamint üzletfelének bankszámlaszámát (bankját), melyre az átutalást kéri. A vevő tartozását a számla és az áru mennyiségi és minőségi ellenőrzése után egyenlíti ki, ha mindent rendben talált. Az átutalás előnyei, hogy célszerű, idő- és energiatakarékos, valamint biztonságos módja a pénzügyi folyamatoknak